Bei wenigen Themen zeichnet sich ein so großer Konsens ab, wie bei der Meinung, dass Meetings Zeitverschwendung sind. Wenn Sie die nachfolgenden Tipps beherzigen, müssen Sie bald in kein einziges Meeting mehr gehen!
1. Bleiben Sie vage beim Ziel des Meetings – dann bleiben Sie flexibel!
Es heißt, ein Meeting bräuchte eine Zielstellung und eine Agenda. Warum eigentlich? Das würde ja die Themenvielfalt einschränken – und eigentlich ist doch Offenheit und Vielfalt etwas Tolles! Lassen Sie also den Anlass und die Themen des Meetings vorab offen und schauen Sie, was Ihnen spontan vor oder während des Meetings einfällt. Es wird schon das Richtige sein.
2. Laden Sie jeden ein – und schauen wer kommt! Dabei sein ist alles!
Schließen Sie also bloß niemanden aus Ihren Meetings aus, sondern stellen Sie es jedem Kollegen in der Organisation frei, ob er zu Ihrem Meeting kommen möchte oder nicht. So stellen Sie sicher, dass auf jeden Fall die Richtigen am Meeting teilnehmen und das Treffen für alle relevant ist.
3. Hängen Sie die Uhren im Meetingraum ab – die machen unnötig nervös!
Termindruck, oder auf neudeutsch Timeboxing, wird maßlos überbewertet. Machen Sie sich also nicht unnötig Stress und entfernen Sie die aufdringlich tickenden Uhren aus den Meetingräumen. Ihre Armbanduhr können Sie ebenfalls ignorieren. Das unterstützt auch Ihren Biorhythmus!
4. Beachten Sie das akademische Viertel – wer pünktlich startet, hat zu viel Zeit!
Wenn ein Meeting pünktlich startet, dann ist das ein eindeutiges Zeichen dafür, dass die Kollegen zu viel Zeit haben. Verspätetes Erscheinen zeigt, dass die Kollegen viel beschäftigt und wichtig sind. Belohnen Sie also in jedem Fall diejenigen, die spät kommen; sonst wird man Sie langfristig nicht ernst nehmen können.
5. Vertagen Sie Entscheidungen – das stärkt die Work-Life-Balance!
Entscheidungen sind belastend. Wer Meetings mag, sollte Entscheidungen meiden. Im Zweifel beschäftigen Sie einen Berater, der Ihnen die Entscheidungen abnimmt. Aber vertiefen Sie gerne das Thema im nächsten Meeting. Es geht nichts über eine tiefgründige Analyse: dafür ist immer Zeit.
6. Verzichten Sie auf Dokumentation – das kostet nur Zeit!
Ein Protokoll schreiben, das verteilt wird? Oder gar Visualisierung der Entscheidungen auf Flipcharts und diesen neumodischen Post-Its? Nicht mit uns! Im Meeting haben ja schließlich alle das Gleiche gehört. Was soll da noch dokumentiert werden? Das kostet nur wertvolle Zeit!
7. Lassen Sie die Diskussionen einfach laufen – sonst verpassen Sie wertvolle Erkenntnisse!
Wenn Sie Kollegen besser kennenlernen und ihre Gedankengänge verstehen wollen, dann lassen Sie Diskussionen einfach laufen und unterbrechen Sie den Diskussionsfluss nicht. Es ist einfach spannend zu sehen, wo ein Thema anfängt und wo es am Ende landen wird. Erst dann kann man wirklich beurteilen, ob die Diskussion einen Mehrwert hatte. Oder?
8. Jeder muss zu Wort kommen – da wird schon etwas Hilfreiches dabei sein!
In einem Meeting sollte jede Anmerkung Raum haben, ob sie zielführend ist oder nicht! Greifen Sie hier nicht ein, und moderieren Sie schon gar nicht. Auch Beiträge zu völlig unverwandten Themen können von Nutzen sein!
9. Nutzen Sie PowerPoint umfassend – packen Sie möglichst viele Inhalt auf eine Folie!
Powerpoint ist in Meetings das wichtigste Medium – nicht wegzudenken! Versuchen Sie Informationen möglichst geballt auf einer Folie unterzubringen. Damit zeigen Sie Ihre Fachkompetenz. So verschaffen Sie sich Respekt bei den Kollegen und maximale Aufmerksamkeit. Wenn Sie dann noch zwischen den verschiedenen Folien hin- und herspringen, werden Sie die Runde intellektuell dominieren. Gratulation!
10. Prüfen Sie die Technik erst im Meeting – dann lernt jeder dazu!
Probieren Sie frühestens im Meeting, ob die Technik funktioniert! Dadurch erhalten alle Teilnehmer die Chance zu lernen, welche Schritte beim Aktivieren eines Beamers oder der Videokonferenztechnik zu beachten sind. Und wenn es nicht klappt – dann pflegen Sie und die Meetingteilnehmer den engen Kontakt mit dem Haustechniker.
Wenn Sie zur kleinen Minderheit gehören, die Meetings als etwas Sinnvolles empfindet, werden Ihnen diese Ratschläge vermutlich nicht weiterhelfen – dafür aber unsere Tools und Workshops. Wie man Meetings wirklich produktiv gestaltet, erfahren Sie hier!
