In der Digitalwirtschaft können Veränderungen unerwartet und plötzlich auftreten. Unternehmen müssen effiziente Strategien des Projektmanagements entwickeln, um ihren langfristigen Erfolg zu garantieren. Die rasante Innovationsgeschwindigkeit bringt Komplexitäten auf allen Ebenen mit sich. Daher sollten Methoden eingesetzt werden, die die Arbeitsabläufe vereinfachen und flexibel halten.
Um den Prozess des Projektmanagements zu verbessern, haben Unternehmen eine agile Methode für sich entdeckt, die vor über einem Jahrzehnt in der IT-Branche entwickelt wurde — Scrum.
In den vergangenen Jahren haben Projektmanagement-Teams jenseits der IT-Branche Scrum für sich entdeckt, wodurch die Methode immer weiter an Dynamik gewinnt. Multinationale Konzerne wie Google, Apple, Microsoft, Siemens, die BBC und viele weitere nutzen Scrum, um ihre Geschäftsprozesse zu verbessern.
Scrum im Überblick
In wenige Worte verpackt, ist Scrum eine moderne Form des Projektmanagements, die sich vor allem für ein dynamisches Umfeld eignet. Anstatt umfangreich und langfristig für ein hochkomplexes Ziel zu planen und arbeiten, fokussieren sich Teams auf kleinere, schnell erreichbare Teile des großen Ganzen. Dieses Vorgehen hilft Teams, komplizierte, adaptive Probleme autonom zu lösen und bringt ihnen weiterhin bei, wie sie noch effektiver und besser zusammenarbeiten können.
Scrum unterscheidet sich von herkömmlichen Projektmanagementsystemen darin, dass die Rolle des Projektleiters entfällt. Die Aufgaben verteilen sich auf die in Scrum definierten Rollen: den Product Owner, den Scrum Master und das Entwicklungsteam. Dabei verantwortet der Product Owner das Was, aber nicht das Wie. Der Product Owner ist für die Schaffung eines möglichst hohen Mehrwerts des Produktes zuständig. Bei Scrum geht man davon aus, dass das Entwicklungsteam — auch Scrum-Team genannt — am besten weiß, wie Produkteigenschaften umzusetzen sind. Daher ist es für das Wie verantwortlich. Es entscheidet beispielsweise über einzusetzende Technologien. Entscheidend ist jedoch, dass die vom Product Owner geforderten Produkteigenschaften erfüllt werden. Der Scrum Master füllt die Rolle des Coach und hilft dem Scrum-Team und dem Product Owner, das Vorgehen des Scrum zu realisieren. Er verantwortet die Teameffizienz.
Scrum gibt einen schlanken Prozess mit wenigen Regeln und Strukturen vor. Im Gegensatz zu klassischem Projektmanagement gibt es feste Zyklen — sogenannte Sprints — in denen Produkteigenschaften umgesetzt werden. Ein Sprint dauert nicht länger als vier Wochen. Die Frage bei einer Sprintplanung ist nicht, wie lange die Umsetzung einer Eigenschaft dauert, sondern wie eine Eigenschaft in Teileigenschaften heruntergebrochen werden sollte, um diese in einem Sprint umsetzen zu können.
Die Planung eines Sprints erfolgt in einem Planungstreffen, in dem der Product Owner eine priorisierte Liste der Produkteigenschaften („Backlog”) vorstellt sowie die Eigenschaften genauer erklärt. Das Scrum-Team wiederum entscheidet, wie viele dieser Eigenschaften es in einem Sprint umsetzen kann und nimmt diese in seinen eigenen Backlog auf, dem Sprint-Backlog.
Das Scrum-Team kommt in einem täglichen Meeting, dem Daily, zusammen. Dieses Meeting dient der Transparenz darüber, was im Vergleich zum Vortag geschafft wurde, was an diesem Tag angegangen wird und wer Unterstützung braucht. Am Ende eines Sprints präsentiert das Scrum-Team dem Product Owner im Review-Meeting die Ergebnisse. Der Product Owner nimmt die Ergebnisse ab.
Es geht bei Scrum darum, in jedem Sprint einen Produktzuwachs bzw. ein Ergebnis zu erreichen, der bzw. das potenziell auslieferbar ist. In der anschließenden Retrospektive untersucht das Scrum-Team, wie es sich im nächsten Sprint verbessern kann.
Der Scrum-Master trägt die Verantwortung, dass die Meetings tatsächlich stattfinden, die notwendigen Ergebnisse liefern und im definierten Zeitrahmen bleiben. Scrum gibt nämlich die Erwartung und die maximale Dauer von Scrum-Meetings vor. Damit wird eine effiziente Kommunikation erreicht, bei der alle Beteiligten die notwendigen Informationen erhalten.
Die Vorteile
- Persönliche Exzellenz: Durch den Wegfall des Projektmanagers konzentriert sich jede Rolle auf ihre Kernaufgabe. Dies ermöglicht es den Scrum-Teilnehmern, sich auf ihre eigenen Fähigkeiten zu fokussieren und fachübergreifende Kompetenzen aufzubauen, die sie für ihr allgemeines Berufsleben und für zukünftige Projekte einsetzen können. Alle Rollen und jedes Mitglied sind gleich wichtig, werden gleichermaßen geschätzt und tragen für den Erfolg zusammen die Verantwortung.
- Umsetzungserfolg: Im Gegensatz zu traditionellen Projektmanagementstrategien entscheidet das Scrum-Team, wie viele Produkteigenschaften es in einem Sprint umsetzen wird. Dieses Versprechen wird in Scrum als eine Selbstverpflichtung gegenüber dem Product Owner gesehen. Am Ende eines Sprints wird im Review geprüft, ob diese Verpflichtung eingehalten wurde und in der Retrospektive wird beim Nichterreichen untersucht, wie dies in der Zukunft vermieden werden kann. Das führt einerseits zu einer guten Planungszuverlässigkeit und gleichzeitig lernt das Scrum-Team, wie viel es realistisch umsetzen kann, ohne Überstunden machen zu müssen.
- Hohe Motivation: Dadurch, dass man regelmäßig in einem Review seine Arbeitsergebnisse präsentiert, Themen abschließt und planmäßig abliefert, entsteht im Scrum-Team eine hohe Motivation und Stolz auf die eigene Arbeit.
- Transparenz und Verantwortlichkeit: Der Entwicklungsprozess ist für alle transparent, was es einfacher macht, Änderungen vorzunehmen, Feedback zu erhalten und die Übersicht zu behalten. Es hilft auch, jedes Mitglied des Teams für seine eigenen Aufgaben verantwortlich zu machen.
- Kommunikation im Fokus: Der Scrum-Prozess unterstützt das Team darin, offene und ehrliche Gespräche zu führen und Projekte zeiteffizienter abzuwickeln. Dies hilft den Teammitgliedern, potentielle Probleme schnell und effektiv zu identifizieren und zu lösen.
- Hohe Flexibilität: Bei Scrum ist es wichtig, dass alle Beteiligten eine klare und gemeinsame Produktvision haben, allerdings wird von langfristigen und starren Plänen Abstand genommen. In der modernen VUKA-Geschäftswelt (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität) bietet dies enorme Vorteile. Nach jedem Sprint kann das Ergebnis zur Probe beim Kunden genutzt werden. Man erhält sehr schnelles Feedback, ob Produkteigenschaften einen Mehrwert für den Kunden bzw. den Nutzer schaffen. Eigenschaften, die keinen Mehrwert bieten, werden nicht weiter verfolgt oder gar nicht erst umgesetzt. Mit diesem „Fast-Feedback-Verfahren” konzentriert man sich nur auf die wesentlichen Produkteigenschaften, um durch einen regelmäßigen Austausch den Kunden besser zu verstehen. Ohne eine gelebte Fehlerkultur, wird diese Stärke von Scrum jedoch in einer Organisation nicht realisiert werden können, da der offene Umgang mit Fehlern für die in Scrum grundlegende Transparenz und das schnelle Feedback zwingend sind.
Wichtige Überlegungen
- Disziplin: Scrum hat wenige Regeln und gibt wenige Strukturen und Abläufe vor. Diese wenigen Vorgaben müssen jedoch eingehalten werden. Das erfordert Disziplin, die kontinuierlich aufrechtzuerhalten ist.
- Es ist eine Philosophie:Scrum lebt von Transparenz, Ehrlichkeit und Feedback. Wenn dies in der Kultur eines Unternehmens nicht verankert ist, wird man bestenfalls nur eine kleine Verbesserung erleben oder im schlechtesten Fall damit scheitern.
- Begrenzung der Teamgröße: Scrum ist für ein Team von 3–9 Personen im umsetzenden Team (Scrum-Team) vorgesehen. Größere Teams können jedoch durch die Aufteilung in kleinere Einheiten an den Prozess angepasst werden. Allerdings bedarf es eines hohen Koordinations- und Kommunikationsaufwands. Dafür gibt es spezielle Frameworks wie LeSS, SAFe oder Nexus.
- Qualifizierung des Scrum Masters: Es ist wichtig, dass der Scrum Master die geeigneten Qualifikationen, Eigenschaften und die richtige Einstellung besitzt, um das Team erfolgreich zu führen und das Beste aus dem Framework herauszuholen. Eine ordnungsgemäße und umfassende Schulung ist für einen Scrum Master unerlässlich und sollte auf jeden Fall durchgeführt werden. Selbstverständlich ist auch die Persönlichkeit eines Scrum Masters in dieser besonderen und vielschichtigen Rolle von Bedeutung.
- Abhängigkeit von Teammitgliedern: Für den Erfolg des Prozesses ist es wichtig, dass alle notwendigen Kompetenzen in einem Team vorhanden sind. Die Teammitglieder sollten in einem Bereich Spezialisten sein, aber in ihrem Wissen breit aufgestellt sein, damit die Abhängigkeit von einzelnen Teammitgliedern reduziert wird. Gleichzeitig ermutigt Scrum dazu, die eigene Spezialisierung zu vertiefen und sein Wissen breiter aufzustellen.
Grundsätzlich empfehlen wir Organisationen, die agile Methoden einführen wollen, vorab zu hinterfragen, ob die eigenen Herausforderungen mit Scrum tatsächlich bewältigt werden können und ob die eigene Kultur diese Philosophie aufnehmen kann. Wenn das der Fall ist, kann es ein Unternehmen in einem außergewöhnlichem Maße nach vorne bringen.
Originally published at https://medium.com on June 11, 2019.
