Digitalisierung der Verwaltung – Design Sprints können dabei unterstützen!
Die öffentlichen Verwaltungen haben alle Hände voll zu tun, mit der Digitalisierung und den damit einher gehenden Herausforderungen umzugehen. Und trotzdem steht jede Verwaltung an einem etwas anderen Punkten und nicht jede Behörde empfindet exakt dasselbe als Schmerzpunkt wie eine andere. In Zeiten von Corona tauchen natürlich verstärkt Fragen auf, wie digitales und kollaboratives Arbeiten in der Verwaltung funktionieren und umgesetzt werden kann. Das ist für die einzelnen Teams aber auch für die Führungskräfte von Bedeutung. In einem Großteil der öffentlichen Verwaltung besteht ein erhöhter Bedarf an Strukturveränderung – die Herausforderungen nehmen zu und die bisherige Struktur kommt an ihre Grenzen. OZG- Leistungen nutzerzentriert digitalisieren Im Kontext des Onlinezugangsgesetzes (OZG) steht vor allem die Frage im Vordergrund, wie man Verwaltungsleistungen derart digitalisiert, dass diese auch aus Sicht der Bürger verständlich und zufriedenstellend nutzbar sind. Diese nutzerzentrierte Umsetzung ist wichtig, damit Bürger:innen das Online-Angebot auch tatsächlich wahrnehmen. Hierzu muss größtenteils erst Expertise und Erfahrung aufgebaut werden, was Nutzerzentrierung tatsächlich ist. Dies führt zu einer Auseinandersetzung mit neuen Themen und Methoden. Aspekte wie Fehlerkultur oder experimentelles Arbeiten werden notwendig. Es ist bei neuartigen und komplexen Themen heute kaum möglich, verlässliche und langfristige Pläne zu entwickeln. Daher sollte man ein iteratives Vorgehen – das Lernen in kleineren Einzelschritten und Versuchen – bevorzugen, bevor man sich für eine größerer Gesamtlösung entscheidet. Schwierig wird es für die Verwaltung, solche neue Formen des Arbeitens einzuführen, wenn es zum definierten und vergleichsweise engen Rahmen bestehend aus Gesetzen und Vorschriften kommt. Außerdem ist diese neue Form des Arbeitens – auch agiles Arbeiten genannt – nicht die bisher übliche Arbeitsweise in der Verwaltung. Dieser Veränderungsprozess ist schon allein deshalb für die Mitarbeiter eine Herausforderung. Design Sprints in die Verwaltung bringen Konkreter werden diese Aspekte am folgenden Beispiel: Das Team von Apiarista hat in einem Landesamt Design Sprints eingeführt. Es ist eine kreative, schnelle und strukturierte agile Methode zur Entwicklung von nutzerzentrierten Lösungen. Ziel war es, zwei Verwaltungsleistungen nutzerzentriert zu digitalisieren. Mit der Methode Design Sprint entwickelt man in einem interdisziplinären Team – in einem fachlich gemischten Team – innerhalb von 5 Tagen eine Leistung – von der Idee bis zum von echten Nutzern erprobten Prototypen. Diese Methode und die Art zu arbeiten war für die Teams neu. Es stellt sich zwangsläufig die Frage, warum sich die Kolleg:Innen im Landesamt darauf eingelassen haben, da es ungewohntes Terrain für sie war. Dafür gibt es mehrere Gründe. Es gibt in diesem Landesamt einen dynamischen und progressiven Behördenleiter, der seine Behörde gern modernisieren will. Für ihn gelten die agilen Methoden als ein Vehikel, dieses Ziel zu erreichen. Er kennt aber auch die Mitarbeiter:Innen, die offen für neue Wege sind, experimentierfreudig, lösungsorientiert sind und dabei trotzdem kritisch hinterfragen. Diese Kombination ist schon sehr wertvoll, um das Neue anzugehen. Design Sprint in der Übersicht Geschwindigkeit und Qualität durch Fokus Wir haben die Kolleg:innen in einem Vorbereitungstermin auf die Design Sprints eingestimmt und methodisch auf die kommenden Tage vorbereitet. Das hat Sicherheit gegeben und zur Motivation beigetragen. Wir hatten in der ersten Woche mit dem ersten einfachen Prototypen – ein klickbares Antragsverfahren – unglaublich viele Erkenntnisse allein schon durch die Art der Entwicklung gewonnen, aber auch durch die Einbeziehung von den Bürgern bzw. Unternehmern sehr viel gelernt. Diese Erkenntnisse sind direkt in der zweiten Woche in die Weiterentwicklung eingeflossen, so dass der nächste Prototyp nicht nur technisch, sondern auch in der Nutzerführung einen erheblichen Sprung gemacht hat. Es sah besser aus und es war noch einfacher als Nutzer, durch das Verfahren zu kommen. Nach dem dritten Durchlauf sind im Testsystem und im Verwaltungsportal-Echtsystem umgesetzte Lösungen entstanden. Mit diesem Tempo und der Lösungsqualität hat man im Landesamt nicht gerechnet. Gleichzeitig haben die Teams nach eigener Aussage sehr viel über die Bedürfnisse der Nutzer und deren Perspektive auf die Verwaltungslösung gelernt. Ergänzend haben sich zwei wirklich tolle Teams zusammengefunden, die bereichs- und hierarchieübergreifend sehr produktiv und konzentriert zusammengearbeitet haben und dabei auch noch eine Menge Spaß hatten. Potenziale mit neuen Methoden heben Die Design Sprints in der öffentlichen Verwaltung setzen allerdings nicht auf der „Grünen Wiese“ an. Es gibt oftmals – so auch in dem Landesamt – bestehende Lösungen und historisch gewachsene Systeme und Rechtsrahmen, die beachtet werden müssen. Im Zweifel muss an diese angeknüpft werden. Das erfordert in vielen Fällen etwas Kreativität und Einfallsreichtum. Gleichzeitig werden die hohen Anforderungen an übergreifende Lösungsarchitekturen und nutzerzentrierte Prozesse deutlich. Hier ist es wichtig im Vorfeld darauf vorbereitet zu sein und dies in der Praxis konsequent zu verfolgen. Das Beispiel zeigt , dass agiles Arbeiten und vor allem Design Sprint funktioniert. Es braucht in der öffentlichen Verwaltung nicht das agile Arbeiten nach Lehrbuch. Sondern es braucht eine spezifische Adaption für den Verwaltungskontext und natürlich Mitarbeiter:innen, die sich inspirieren lassen. Dass Verwaltung neue Wege gehen kann und positive Effekte möglich sind, glauben wir bei Apiarista nicht nur – wir arbeiten tagtäglich mit unseren Kund:innen daran.
Agile Häppchen – Verwaltung für agiles Arbeiten begeistern!
Agile Methoden und New Work sind in der öffentlichen Verwaltung noch kein Standard. Es gibt durchaus den einen oder anderen, der sich für diese Arbeitsweisen interessiert und diese auch in den Verwaltungsalltag einbinden möchte. Für den Großteil der Belegschaft sind das allerdings noch böhmische Dörfer. Hier kann ein von uns entwickeltes Format ein guter Einstieg in das agile Arbeiten sein – die Agilen Häppchen! Was sind die Agilen Häppchen? Die Agilen Häppchen sind ein offenes und interaktives Workshopformat, das kurzweilig ist. Max. 2,5 Stunden dauern die Häppchen üblicherweise – so passen sie noch gut in den Arbeitsalltag. Das Format kann online oder auch physisch in der jeweiligen Verwaltung durchgeführt werden. Ein spezifisches und verwaltungsrelevantes Thema (z.B. die Durchführung von Online Meetings oder die Umsetzung eines Projekt Kickoffs) wird entweder vor Ort oder online mit Hilfe eines digitalen Whiteboards angegangen. Das heißt, neben einem Impulsvortrag wird das Thema vor allem in kleinen Gruppen praktisch umgesetzt und geübt. Dazu gibt es danach eine Vorlage, die man am nächsten Tag gleich nutzen kann. Was ist das Ziel der Agilen Häppchen? Die Agilen Häppchen sollen einen Zugang für Verwaltungsmitarbeiter:innen zu neuen Arbeitsweisen liefern. Um auch möglichst viele Mitarbeiter:innen erreichen zu können, ist das Format eher niederschwellig. So kann dann sogar ein bereichsübergreifender Anfang für agile Arbeitsweisen gemacht werden. Gleichermaßen lässt sich über die Agilen Häppchen genauer schauen, welche agilen Praktiken oder Aspekte des New Work überhaupt für eine Verwaltung funktionieren. Am Ende soll die Arbeitsweise auch einen Nutzen stiften, daher muss man über diese kleinen Schritte auch herausfinden, welche Schritte hier diese Mehrwerte liefern. Warum sind die Agilen Häppchen so erfolgreich in der öffentlichen Verwaltung? Die Agilen Häppchen sind in der Mecklenburger Verwaltung erfolgreich eingeführt worden. Inzwischen konnte das Format an interne Trainer:innen übergeben worden, die das Format fortführen werden. Ein wesentlicher Schlüsselfaktor ist die Freiwilligkeit der Veranstaltung. Es sollte ein Angebot sein und keine Pflichtveranstaltung. Auf diese Weise lässt sich auch das echte Interesse an einem Format und das Interesse an neuen Ansätzen erkennen. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist der Spaß, den die Kolleg:innen im Workshop haben – dazu tragen sowohl die Gestaltung des Workshops als auch die Moderation bei. Es darf also auch gelacht werden! Die Agilen Häppchen befassen sich mit praktischen Problemen und Lösungen. Die Themen haben für die Teilnehmer:innen ein hohes Maß an Relevanz. Selbst wenn sie sich also nicht explizit für Agilität interessieren, erhalten sie dennoch eine Lösung für den Arbeitsalltag. Agile Häppchen als Baustein in der Transformation Das Format der Agilen Häppchen kann genutzt werden, um einerseits effizienter zu arbeiten und ist andererseits ein wichtiger Baustein, um Interesse und Offenheit für das Neue Arbeiten und agile Methoden zu schaffen. Der Vorteil dieses Formats ist, dass es Vorurteile und Barrieren zu den neuen Methoden abbaut und eine positive Haltung damit verbindet. Das Rezept für ein Agiles Häppchen Damit ein Agiles Häppchen die oben beschriebene Wirkung erzeugt, braucht es mehrere Bestandteile und einen spezifischen Ablauf: Man nehme… …ein interessantes Thema mit hoher Praxisrelevanz für die Teilnehmer:innen …eine Aufwärmübung, die ein Ankommen der Teilnehmer:innen und einen ersten interaktiven Austausch schafft …einen kurzen Impuls mit etwas theoretischem Hintergrund von maximal 15 Minuten …ein praktisches Tool oder eine Vorlage (z.B. ein Canvas), welche die Teilnehmer:innen im Anschluss eigenständig nutzen können …Gruppenübungen mit Anwendungsbeispielen …eine Dauer von max. 2,5 Stunden, die in den Arbeitsalltag gut einzubauen sind. Garniert wird das Ganze mit einer Portion Interaktion und Humor! Fertig ist das Agile Häppchen! Wir wünschen einen guten Appetit! Download
5 Erfolgsfaktoren für die moderne Verwaltung
Bürger und Unternehmen erwarten, dass Verwaltungsleistungen digital sind. Diese digitalen Services müssen einfach zu finden und zu nutzen sein. Es wird beispielsweise erwartet, dass Formulare verständlich und intuitiv zu bedienen sind. Die öffentliche Verwaltung hat sich diesbezüglich einen unnötig schlechten Ruf erarbeitet. Es heißt, sie sei zu langsam, ineffizient, unzeitgemäß und orientiere sich nicht an den Bedürfnissen der Bürger und Unternehmen, denen sie dient. Dieser Eindruck ist ohne Frage einseitig. Viele Verfahren der öffentlichen Verwaltung laufen reibungslos und unaufgeregt ab. Allerdings entsprechen eine Reihe von Fachverfahren nicht den Ansprüchen der Bürger. Diese erwarten digitale Dienste mit kundenzentrierten Prozessen und nutzerfreundlichem Design, welche mit Smartphones nutzbar sind. Lange Wartezeiten und Papier-basierte Prozesse spiegeln aber eher die Realität wider. Weiterhin sind oft mehrere Behördengänge nötig, bis jeder Aspekt einer einzigen Fragestellung geklärt ist. Wenn Sie Ihre Verwaltung in eine bürgerzentrierte, moderne Organisation verwandeln wollen, dann sind die nachfolgenden Erfolgsfaktoren eine gute Orientierung: 1. Bürgerzentrierung first! Öffentliche Verwaltung braucht nutzerzentrierte digitale Angebote, die Verfahren für den Bürger vereinfachen. Services müssen vom Nutzer – also vom Bürger – gedacht werden. Auf diese Weise verlieren sie nach außen an Komplexität. Diese nutzerzentrierten Services sind sehr auf den wesentlichen Zweck fokussiert und reduzieren erhebliche Zugangsbarrieren. Ohne die Einbeziehung der Nutzer in Konzeption und Entwicklung wird das jedoch nicht funktionieren. Neben der Lebenssituation eines Nutzers müssen auch konkrete Erwartungen oder Wünsche, sowie das verwendete Endgerät in die Überlegungen einfließen. Im Austausch mit Kommunalvertretern und Bürgermeistern zum Thema bürgernahe Verwaltung und digitales Rathaus per Smartphone erleben wir regelmäßig, dass der Bedarf erkannt wird. Es warten nur alle darauf, dass die Modernisierung der Verwaltung von anderen konsequent angegangen wird. 2. Mehr Querdenkende, Servant Leader und Manager in die Verwaltung! Verwaltungen funktionieren nicht wie Unternehmen. Sie erfüllen öffentliche Aufgaben und führen Gesetze im Auftrag des Staates aus. Dies kann ein vergleichsweise einengender Rahmen sein. Allerdings gilt dies nicht als Ausrede, bürgerzentrierte Möglichkeiten nicht auszuloten oder die Sinnhaftigkeit einzelner Gesetze zu hinterfragen. Dafür braucht es mehr Verwaltungsmitarbeiter der folgenden drei Kategorien: Querdenkende, Servant Leader und Manager. Querdenkende braucht es, um dem Satz „das haben wir schon immer so gemacht!“ den Garaus zu machen. Manager braucht es für pragmatische Lösungen und den Fokus auf Effizienz. Servant Leader braucht es, wenn es um die Schaffung von Zusammenarbeit und besseren Arbeitsweisen innerhalb der Teams geht. 3. Neue Methoden und Arbeitsweisen ausprobieren! Agile Methoden wie Design Thinking, Scrum oder Kanban können Verwaltungen bei der Entwicklung von nutzerzentrierten Lösungen unterstützen. Erste Versuche in diese Richtung sind bereits erfolgt. In den sogenannten Digitalisierungslaboren auf Länder- und Bundesebene konnte der Mehrwert von Design Thinking im Verwaltungskontext gezeigt werden. Agile Methoden können zudem als Unterstützung dienen, mit der Flut an Anforderungen und der Komplexität der Aufgaben umzugehen. Deshalb macht es Sinn, diese Methoden auszuprobieren und Erfahrungen zu sammeln. Beispielsweise bietet die Mokka Challenge einen geschützten Raum, in dem agile Methoden erprobt, gelernt und auf die tagtägliche Arbeit reflektiert werden können. 4. Die eigenen Mitarbeiter nicht vergessen! Trotz der Nutzerzentrierung gilt es, die Mitarbeiter in der Verwaltung für den Umgang mit agilen Methoden zubegeistern und sie entsprechend zu befähigen. Darüber hinaus sollten für die Mitarbeiter Möglichkeiten zum Austausch geschaffen werden. Informationen zur digitalen Transformation im eigenen Haus und zu einzelnen Zwischenergebnissen sollten dabei regelmäßige Themen sein. Wie wäre es mit einem internen sogenannten Meetup zum Thema agile Verwaltung – ein neues Format mit Raum für Austausch? 5. Einfach anfangen mit der Veränderung! Es wird höchste Zeit, mit der Veränderung anzufangen. Im europäischen Vergleich hat Deutschland hinsichtlich digitaler Dienste in der Verwaltung einiges nachzuholen. Es ist besser anzufangen, als ewig zu planen. Es kommt sowieso ganz anders, als Sie es geplant haben. Wichtiger ist es, die Veränderung in der Verwaltung als den Beginn eines Lern- und Erfahrungsprozesses zu sehen. Bei all dem sollte man im Hinterkopf behalten, dass Verwaltung ein komplexes und anspruchsvolles Konstrukt ist, das nicht von heute auf morgen organisatorisch umgekrempelt werden kann. Aber selbstverständlich ist auch die Verwaltung eine lernende Organisation. Es braucht Mut und Ausdauer, um die Aufstellung als moderne Verwaltung konsequent zu realisieren. Es bleibt zu beachten, dass der öffentliche Sektor privatwirtschaftlicheKonzepte wie das agile Management nicht eins zu eins umsetzen kann. Dennoch istdie Herausforderung, Veränderungen anzugehen und die Digitalisierung mithilfeagiler Methoden voranzutreiben, machbar. Wir sind der festen Überzeugung, dassdie öffentliche Verwaltung ihren eigenen Weg finden wird. Weitere Informationen zu uns und unseren Methoden finden Sieunter: www.apiarista.de/agile-verwaltung/
Auf dem Weg zur modernen Organisation – von Bienen Agilität lernen
Im Namen Apiarista verbinden sich die Honigbiene Apis, Meisterin der Organisation, und Arista, das griechische Wort für Exzellenz. Von Bienen kann man so einiges lernen – auch in Fragen der Organisation. Von der Natur lernen – so lautet ein häufig gehörter Rat. Bei genauerer Betrachtung gilt diese Aussage auch für Manager. Viele Organisationen täten gut daran, sich die Arbeitsweise eines Bienenstocks als Vorbild zu nehmen. VUKA-Welt: Das Umfeld von Bienen und Organisationen Bienen sind bekannt dafür, dass sie gemeinsam Erstaunliches vollbringen können und Herausforderungen sehr effizient meistern. Insbesondere ihre Reaktionsfähigkeit auf Umweltveränderungen und ihre hocheffiziente Kommunikation beschäftigt bis heute die Wissenschaft. Moderne Organisationen bewegen sich in einem ähnlich volatilen und komplexen Umfeld. Deshalb sind Unternehmen gut beraten, auf Veränderungen flexibel zu reagieren oder diese sogar aktiv zu gestalten. Geschwindigkeit Im Bienenstock ist erhebliche Reaktionsfähigkeit gefragt. Bienen müssen regelmäßig neue Futtermöglichkeiten finden, schnell auf sich ändernde Umwelt- und Wetterbedingungen reagieren, dürfen keine Ressourcen verschwenden und müssen zügig Entscheidungen treffen. In der globalisierten Geschäftswelt sieht es ähnlich aus. Organisationen müssen schneller und reaktionsfähiger werden, um im Markt und mit der Konkurrenz mithalten zu können. Die Reduktion der Zeit von der Produktidee bis zur Markteinführung ist in vielen Branchen mittlerweile überlebenswichtig. Agile Teams konzentrieren sich darauf, regelmäßig innerhalb kurzer Zeit einzelne, oft kleinere Produkte und Produkterweiterungen auf den Markt zu bringen. Dadurch können die agilen Teams Feedback vom Kunden erhalten und darauf aufbauend Verbesserungen am Produkt durchführen. So wird früh im Prozess erkannt, wie man das Produkt am besten weiterentwickelt und optimal auf den Kunden zuschneidet. Autonome Teams Die Aufgabenverteilung und Teamarbeit bei Bienen ist klar strukturiert. Jede Biene weiß genau, was sie zu tun hat, mit wem sie zusammenarbeiten muss oder wo gerade „Bienenpersonal“ gebraucht wird. Die jeweilige Aufgabe der einzelnen Biene kann sich im Laufe ihres Lebens ändern, und trotzdem weiß die Biene jederzeit darüber Bescheid, was sie wie erledigen muss. Bienen arbeiten unabhängig von Hierarchie sehr selbständig, aber immer im Sinne der „Organisationsziele“. Agile Organisationen zeichnen sich durch autonome Teams aus. Idealerweise ist dabei ein Team von Anfang bis Ende für ein Produkt verantwortlich und gibt dieses nicht irgendwann an ein anderes Team ab. Damit sie optimal arbeiten können, müssen diese Teams auf eine Vision und dazugehörige Ziele ausgerichtet sein. Daher ist eine der Hauptaufgaben von Führungskräften, ihren Teams zu vermitteln, was der Sinn ihrer Arbeit ist und welche Ziele verfolgt werden. Das Team findet dann den besten Weg, diese mithilfe ihrer verschiedenen Fachkompetenzen zu erfüllen. T-Shape: Spezialisierung und breite Qualifikation Bienen arbeiten im Team. Im Laufe ihres Lebens erwirbt die Biene unterschiedliche Kompetenzen mit temporären Schwerpunkten. So sind es beispielsweise die jungen Bienen, die sich um den Nachwuchs im Stock kümmern, wohingegen die erfahrenen Bienen eher die Pollen- und Nektarsammler außerhalb des Stocks sind. Letztlich sind sie aber in ihrem Aufgabenspektrum breit aufgestellt und können kurzfristig auch andere Aufgaben übernehmen. Außerhalb der Bienenwelt bestehen solche Teams aus Fachleuten. Diese können neben ihrer Spezialisierung auch weitere Aufgaben übernehmen und so Kollegen im Team unterstützen. Das nennt man T-Shape. Mit einer solchen Aufstellung vermeidet ein Team im Entwicklungsprozess unnötige Engpässe oder Wartezeiten aufgrund fehlender personeller Ressourcen für eine spezifische Kompetenz. Das „T“ symbolisiert dabei einerseits die Tiefe der Spezialisierung, und andererseits die breite Qualifikation. Effiziente Kommunikation Die Forschung geht davon aus, dass das effiziente Kommunikationssystem der Bienen dafür sorgt, dass alle gemeinsam auf das gleiche Ziel hinarbeiten – und auch stets genau wissen, was dieses Ziel ist, z.B. ausreichend Vorrat für den Winter zu beschaffen. Im Kontext des Organisationsmanagements ist Kommunikation einer der wichtigsten, aber immer wieder am meisten unterschätzten, Faktoren im gesamten Veränderungsprozess. Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Vision, Zielen und zentralen Entscheidungen müssen in die Organisation transportiert werden. Das agile Arbeiten funktioniert nur mit offener und effizienter Kommunikation. Das ist eine der größten Herausforderungen für die Organisationen, die Agilität zukünftig etablieren wollen. Der Einstieg ist nicht einfach Bienen sind noch immer nicht vollständig erforscht. Neue Erkenntnisse faszinieren uns immer wieder. Ähnlich ist es mit der Agilität. Die Agilität außerhalb von IT-Teams ist noch keine lange etablierte Disziplin. Alle Beteiligten lernen kontinuierlich, wie man Agilität immer besser anwendet. Der Einstieg in das agile Management ist nicht einfach – aber machbar. Um den Start zu erleichtern, haben wir ein Trainingsformat entwickelt, in dem man durch die Zubereitung und Perfektionierung von Mokka agiles Management nicht nur theoretisch erlernt, sondern ganz praktisch erfährt. Als Belohnung gibt es am Ende den leckeren und von unseren eigenen Bienenvölkern produzierten Apiarista-Honig.
Homeoffice Hacks – entspannter und effizienter zu Hause arbeiten
Stress im Homeoffice? Mit unserer neuen Kolumne „Homeoffice Hacks“ helfen wir Ihnen, entspannter und effizienter zu Hause zu arbeiten. Ab jetzt lesen Sie regelmäßig jeden zweiten Montag die besten Tipps – agil oder nicht – wie Sie sich ihr „Büro“ zu Hause so angenehm wie möglich gestalten können und Ihre Arbeit entspannt(er) erledigen ohne selbst erledigt zu sein. Denn das neue Jahr beginnt so turbulent wie das alte geendet hat und die Herausforderungen im Homeoffice sind geblieben. Heute dreht sich alles um einen freien Kopf… Oft ist es schwer genug, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, warten doch so viele Ablenkungen zu Hause. Da helfen unsere Homeoffice Tipps heute genau weiter… Previous slide Next slide
