Öffentliche Beschaffung – Das Innovative liegt so nah!
Für die Erhaltung unserer Zukunftsfähigkeit in Deutschland müssen sich nicht nur Wirtschaftsunternehmen, sondern auch die öffentliche Verwaltung neuen Anforderungen stellen. Trends wie die zunehmende Digitalisierung zwingen Organisationen dazu, sich mit geänderten Rahmenbedingungen auseinander zu setzen. Die Digitalisierung bringt eine bisher nicht gekannte, rasante Entwicklung mit sich, für deren Bewältigung es neben der Implementierung technischer Lösungen auch eine Weiterentwicklung der Arbeitsweisen braucht. Zudem steigen die Erwartungen der Bürger:innen und Unternehmen in Bezug auf unkomplizierte, ständig verfügbare Services und schnelle Bearbeitung. Hier sind Innovationen gefragt, sowohl in den Prozessen als auch hinsichtlich angebotener Produkte und Dienstleistungen. Die öffentliche Verwaltung wird in diesem Kontext äußerst selten als Treiber von Innovationen bezeichnet. Allerdings wird die Gruppe derer, die sich aktiv für eine Transformation, hin zu einer agilen Verwaltung einsetzt, täglich größer. Innovationen zeichnen sich vor allem dadurch aus, Bewährtes zu hinterfragen und Neues zu schaffen. Das lässt sich innerhalb bestehender Prozesse und Strukturen mit den verfügbaren Ressourcen kaum realisieren. Die öffentliche Beschaffung ist dabei ein oftmals unterschätzter Baustein, um das hier schlummernde Innovationspotential zu heben. Vielmehr verspüren sowohl Verwaltungsmitarbeiter:innen als auch Anbieter:innen eher Schmerzen, wenn es um eine öffentliche Beschaffung geht – zu kompliziert, dauert zu lange, ist zu teuer und es werden nicht die richtigen Angebote geliefert. Die Frage, wie hier ausgerechnet die Beschaffung durch öffentliche Organisationen, eingeschränkt durch Vergaberecht und Sicherheitsdenken in den Organisationen, unterstützen soll, drängt sich zunächst auf. Auch eine 2017 durchgeführte Befragung ergab, dass die Vergaberechtskonformität das am wichtigsten benannte Ziel von Beschaffungen ist. Von Innovationen also keine Spur? Im Gegenteil, es gibt gleich zwei Ansatzpunkte – den Prozess einer innovativen Beschaffung sowie die Beschaffung von Innovationen selbst. KOINNO, das „Kompetenzzentrum innovative Beschaffung“, leistet hierbei wichtige Pionierarbeit. Das Förderprojekt im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK), durchgeführt vom Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) verfolgt das Ziel, die Innovationsorientierung der öffentlichen Beschaffung dauerhaft zu stärken. Der Leitfaden „Innovative öffentliche Beschaffung“ zeigt Optionen für beide Ansatzpunkte auf. Um den Prozess der Beschaffung innovativer zu gestalten, können beispielsweise funktionale Leistungsbeschreibungen erstellt werden. Der Auftraggeber beschreibt nur den Umfang der geforderten Funktionen, jedoch keine Angaben zur (technischen) Umsetzung. Diese aufzuzeigen liegt in der Hand der Bieter:innen. Außerdem können Nebenangebote zugelassen werden, so dass die Bieter:innen in ihren Angeboten Änderungsvorschläge einreichen können. Über einen Wettbewerblichen Dialog hingegen können ausführliche Gespräche mit mehreren potenziellen Anbieter:innen genutzt werden, um beispielsweise sämtliche Informationen des Marktes in die finale Leistungsbeschreibung einfließen zu lassen. Über sogenannte Innovationspartnerschaften lassen sich sogar der Entwicklungsauftrag mit der eigentlichen Beschaffung verbinden. So können auch Aufträge über noch nicht auf dem Markt verfügbare Produkte sowie Dienstleistungen vergeben werden. Diese Verfahren sind bisher noch nicht allzu weit verbreitet, dabei geben sie Spielräume, um innovative oder neuartige Lösungen beschaffen zu können und das im Rahmen der Vergaberegeln. Es gibt also Potenzial und Möglichkeiten, die üblichen Schmerzen von Beschaffungen ein wenig zu mildern. Vertiefend dazu empfehlen wir für ausschreibende Organisationen den „Leitfaden zur innovativen öffentlichen Beschaffung“ von KOINNO. Allen potentiellen Anbieter:innen und Interessierten legen wir das „Playbook: Beschaffung für Startups und innovative KMU“ ans Herz. Außerdem laden wir herzlich ein zu den von KOINNO und Apiarista (z.B. GeScheiterWeiter SONDEREDITION zum Thema Beschaffung https://gescheiterweiter.de/) geplanten Veranstaltungen, die hier im KOINNO Veranstaltungskalender bekannt gegeben werden.
Reflexion mit dem Culture Canvas – Wer wollen wir sein?
Mit dieser Frage nach ihrer Organisationskultur beschäftigen sich gerade in Zeiten des Wandels viele Organisationen. Sowohl Institutionen aus dem öffentlichen Sektor, Konzerne, mittelständische Unternehmen als auch Startups beschäftigen sich damit, wie ihre Kultur sie durch die Zeiten des Wandels tragen kann. Keine triviale Angelegenheit, da eine Organisationskultur ein äußerst komplexes Thema ist. Die Auseinandersetzung damit ist jedoch wichtig und notwendig für eine zielgerichtete Organisationsentwicklung. Vor einigen Tagen hat sich ein schnell wachsendes Startup in einem Workshop intensiv mit seiner Organisationskultur auseinandergesetzt. Sie haben anhand unseres Culture Canvas ihre Wahrnehmung der Ist-Situation reflektiert, ihre teilweise sehr unterschiedlichen Sichten darauf miteinander geteilt und kontrovers diskutiert. Beim Blick in die Zukunft wurde die zuvor erarbeitete Vision mit der Kulturbrille reflektiert und festgestellt, dass es bereits viele positive Aspekte und Assets in den Teams gibt. Gleichzeitig wurde jedoch auch Handlungsbedarf z.B. in den Bereichen Kommunikation und Entscheidungsfindung sichtbar, um die Werte wie Wertschätzung, offener Umgang miteinander und Qualitätsorientierung in und nach der Wachstumsphase weiterhin leben zu können. In jedem Fall eine vielseitige und gewinnbringende Reflexion! Wer sich in seiner Organisation gerade mit Kulturveränderung beschäftigt, kann den Culture Canvas kostenlos auf unserer Website downloaden und einsetzen: Culture Canvas Vorlage Ergänzend ist der folgende englischsprachige Artikel mit einem Beispiel auf unserem Blog hilfreich: Agility in corporate culture – How to make culture tangible
Wie steht es um die Agilisierung der öffentlichen Verwaltung?
Die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung ist ein Herzensthema für Apiarista und deren Geschäftsführung. Daher sind wir auch sehr froh, Valerie Isabel Elss bei der Studie zur Agilität in der öffentlichen Verwaltung als Praxispartner unterstützen zu dürfen. Hier soll herausgefunden werden, wie weit die Einführung der agilen Arbeitsweisen in der öffentlichen Verwaltung realisiert sind und wie diese eingesetzt werden. Aus unserer Sicht eine sehr wichtige Studie, um empirisches Lernen in der Verwaltung zu unterstützen. Es hat uns gefreut, dass Nicole Röttger zusammen mit Valerie Elss beim Kongress des IT-Planungsrats über die Zwischenergebnisse der Studie berichten durften. Der Vortrag war ein Impulsfür die sinnvolle Agilisierung der Verwaltung.Für Nicole Röttger war es etwas Besonderes im IT-Planungsrat zu präsentieren. In Ihrer Zeit als Beraterin im Team Strategy und Transformation bei BearingPoint war eines ihrer größten Projekte der Aufbau der Strukturen des IT-Planungsrats. Mit der Grundgesetzänderung wurde nicht nur dieses wichtige Gremium ermöglicht, sondern es wurden wichtige Türen für die strategische Zusammenarbeit von Bund und Ländern im Kontext der Informationstechnologie aufgestoßen. Inzwischen ist der IT-Planungsrat etabliert und seine Strukturen institutionalisiert. Die im IT-Planungsrat vorgestellte Präsentation, kann hier eingesehen werden.
GeScheiterWeiter Nr. 6 goes #NewWork
Letzte Woche fand das erste GeScheiterWeiter des Jahres statt. Das Apiarista Team war im Play Cube in Berlin. Es ist einer der New Work Räume der Seminaris Hotels. Es hat sich wieder gezeigt, dass ein Kreativraum auch kreative Kräfte entfaltet, obwohl es ein online Event ist. Jan Klumb hat mit dem Vortrag „Das neue Lieblingswort der Standesbeamt:innen ist ‚weg damit‘ – Raum schaffen für Neues“ gezeigt, wie Nutzerzentrierung im Standesamt funktioniert. Martin Hahn aus Wittenberge hat mit dem Vortrag „Coworking goes Kleinstadt – ein Experiment mit Wow-Effekt” eindrucksvoll dargestellt, wie man dem Stadtsterben wirkungsvoll entgegentreten kann. Mit Florian Gilbert haben sich die beiden Moderator:innen über Möglichkeiten in einem New Work Raum ausgetauscht. Wie gewohnt sind einige der Teilnehmenden nach dem offiziellen Teil zum Netzwerken geblieben. Hier gab es noch Gespräche zu Ansatzpunkte mit Kreativräume. Das Potential in der öffentlichen Verwaltung ist groß. An dieser Stelle vielen Dank an Jan, Martin und Florian für das Mitmachen. Ein großes Dankeschön an Anne Bubner von Seminaris für die Vorbereitung und Begleitung.
Mit Agilität zum richtigen Setup in der Verwaltungsdigitalisierung
Das OZG war ein wichtiger Schritt, um die Digitalisierung der Verwaltung voranzutreiben. Erstmals wurde auch die Perspektive der Nutzer:innen betrachtet. Die meisten Aktivitäten bezogen sich allerdings auf das „Frontend“ der Fachverfahren. Die weitaus größere Herausforderung sind die dahinter liegenden Prozesse und Strukturen. Das OZG muss also auch nach Ende 2022 weitergehen. Um diese Fortsetzung gezielt vorantreiben zu können, braucht es ein geeignetes Vorgehen mit hilfreichen Strukturen. In der Landesverwaltung von Mecklenburg-Vorpommern hat man unter Leitung von Franziska Schäfer bereits eine gute Grundlage mit dem OZG Programm geschaffen, um auch im nächsten Schritt auf Veränderungen reagieren zu können, Kommunen auf Augenhöhe einzubinden und eine hohe Dynamik zu entwickeln. In ihrem am 27. Dezember 2021 auf LinkedIn veröffentlichen und hier zitierten Erfahrungsbericht beschreibt sie die Vorgehensweise und die Effekte, die mit diesem innovativen Weg einhergingen: Seit dem Sommer 2020 bin ich in der Landesverwaltung in Mecklenburg- Vorpommern als Referentin im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung unterwegs. Als Leiterin eines großen Digitalisierungsprogramms, verantworte ich die Umsetzung des Onlinezugangsgesetz in Mecklenburg-Vorpommern und die dazugehörige, übergeordnete Koordinierung auf Bund-Länderebene. Für mich werden sich ab dem 1.1.2022 die beruflichen Aufgaben verändern, so dass dieser Artikel ein fachlich-persönlicher Rückblick meiner Arbeit in der Landesverwaltung in Mecklenburg-Vorpommern in den letzten 15 Monaten ist. Ich bin ein Kind des boomenden eCommerce und habe auch hier meine Passion für agile Arbeitsweisen sowie modernes Management entdeckt und schlussendlich die letzten zehn Jahre ausgeübt. Mit dem Wechsel in die Landesverwaltung nach Schwerin habe ich dieses Mindset mitgenommen. Mir war bewusst, dass ich nun in einem völlig anderen Umfeld unterwegs bin. Förderale Strukturen aus Bund, Land, Kommunen, Gemeinden und Landkreise – und in manchen Fällen noch die EU – das heißt im Verhältnis zur Wirtschaft eine erheblich komplexere Struktur. Die großen Themen heißen Standardisierung, Modernisierung, Digitalisierung und Wandel. Dazu gibt keine bis wenige Blickwinkel, Verwaltung als Dienstleister auf Bürger: innen und Unternehmer: innen zu sehen. Oft arbeitet Verwaltung im Wasserfallmodell. Dazu sind Hierarchie und die damit verbundenen Silos stark ausgeprägt. Nichtsdestotrotz hatte ich die Vision, mein Mindset, agile Arbeitsweisen und modernes Management in die Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern zu bringen und mein Wissen zu teilen. Unsere deutsche Verwaltung ist eine tradierte Organisation. Sie steht für Sicherheit, Ordnung und Stabilität. Eigentlich für eine Verwaltung nicht verkehrt, aber in den Zeiten in denen Rahmenbedingungen sich ändern, Unsicherheit bestehen und die Komplexität steigt, eher suboptimal. Mit dem Onlinezugangsgesetz hat sich Deutschland ein großes Ziel gesetzt. Bis Ende 2022 sollen ca. 6.000 Verwaltungsleistungen für Bürger: innen und Unternehmer: innen als Onlinedienste auf 16 Landesportalen zur Verfügung stehen. Der Grundsatz zur Umsetzung des Gesetzes, ist die arbeitsteilige Erstellung der Dienste. Jedes Bundesland bearbeitet einen Teil der 6.000 Verwaltungsleistungen und stellt sie dann den anderen 15 Ländern zu Verfügung. Viele Bundesländer haben sich ein bis zwei Jahre Zeit für die Konzeption der dazu notwendigen Programme nehmen können. Für Mecklenburg-Vorpommern gab es diese Zeit nicht. Ein schneller Start Um schnell ein funktionierendes Vorgehensmodell im Landtag zu präsentieren, bediente ich mich verschiedener agiler Ansätze. Warum? Die arbeitsteilige Umsetzung der 6.000 Verwaltungsleistungen brachte folgende Rahmenbedingungen mit sich: Die Verfügbarkeit der Dienste hing von 15 anderen Bundesländern ab. Es war also nicht möglich einmalig einen Masterplan für die Umsetzung zu erstellen. Es brauchte eine zyklische Planung mit der Möglichkeit regelmäßig die Qualität der Lösungen mit den Stakeholdern zu überprüfen. Zum Zeitpunkt der Planung war nicht klar wie der Onlinedienst funktionieren würde. Erst Mitte 2021 entschloss sich das höchste Gremium der CIOs der Länder die Standards für die Onlinedienste verstärkt durchzusetzen und als bindend zur verankern. Es würde in der Praxis mehrere Teams geben, die übergreifend zusammenarbeiten müssen. Die Orchestrierung dieser Teams brauchte Rituale, um einen kontinuierlichen Informationsfluss, Wissenstransfer und auch Vertrauen in die Zusammenarbeit zu schaffen. Das Gesetz nahm Bürger: innen und Unternehmer: innen als Zielgruppe in den Fokus, so dass zusätzlich der Anspruch existierte, möglichst viele Onlinedienste nutzerzentriert zu entwickeln. Mehr denn je bewies sich die Sinnhaftigkeit und Relevanz von Piloten, d.h. im Kleinen ausprobieren und lernen, um dann im Großen auszurollen. Wir haben die Version 0.1 unseres OZG Programms von November 2020 bis Anfang Februar 2021 verprobt. Mit dem Landesamt für Straßenbau und Verkehr Mecklenburg-Vorpommern erstellten wir in zwei Teams unter Einsatz der agilen Methode, dem Design Sprint, nutzerzentrierte Onlinedienste mit überragendem Erfolg. Es zeigte sich, dass es möglich ist, innerhalb von 3 Wochen digitale Prototypen zu entwickeln und mit den zukünftigen Nutzer: innen zu verproben. Zudem stellten wir fest, dass agile Werte und Prinzipien auch in der Verwaltung ihren Platz haben und als Mehrwert angenommen werden. Wir lernten aber auch, dass die Überführung unserer Prototypen in den Betrieb viele Herausforderungen mit sich brachte. Die derzeitigen Prozesse waren weder auf eine derartige Geschwindigkeit noch auf die zu bewältigten Masse an Onlinediensten ausgelegt. Um also auf mehrere 1.000 Leistungen in Form einer Digitalisierungsfabrik zu skalieren, brauchte es bis zum Sommer 2021 deutliche Prozessoptimierungen beim Übergang vom Projektteam an das Betriebsteam. Um die Projekte zu steuern, haben wir ein Programmmanagement aufgebaut. Auch hier ging es darum zu verstehen, was und wen es braucht, um mehrere 1.000 Leistungen zu digitalisieren. Wir hatten nach knapp 12 Wochen (inkl. Jahreswechsel) also unglaublich wertvolle Informationen erhalten. Auf der Basis dieser Arbeit ist das heutige OZG Programm Mecklenburg-Vorpommern konzipiert worden. Was haben wir gelernt? Das OZG Programm Mecklenburg-Vorpommern arbeitet nun seit vier Monaten. Was haben wir seither gelernt? Nutzerzentrierung & Verwaltung stellen keinen Widerspruch dar, sondern können sehr gut zusammenpassen; eine Umsetzungsvariante im Programm basiert auf der Arbeit in Design Sprints. Die angestrebte Digitalisierungsfabrik besteht eben nicht nur aus technischer Entwicklung, einem Portal und Basiskomponeten. Es braucht immer organisatorische Verantwortlichkeiten und die notwendigen Arbeitsmittel in Form von Dokumentation der Informationen. Kollaboration und Kommunikation ist bei einem derartigen Programm absolut notwendig. Nicht zuletzt ist das Management aller Beteiligten eine essenzielle Schlüsselfunktion. Beide „K“s brauchen ausreichend Ressourcen und auch die notwendigen systemischen Werkzeuge. Es ist absolut notwendig einen Standardprozess für 80% der Anwendungsfälle zu erarbeiten und vor allen Dingen in die Organisation zu intergieren. Es wird sichergestellt, dass sich für einen gewissen, durchaus hohen Arbeitsanteil in den Teams eine Komplexitätsreduzierung und damit
