Mit Scrum zum Erfolg — Modernes Projektmanagement
In der Digitalwirtschaft können Veränderungen unerwartet und plötzlich auftreten. Unternehmen müssen effiziente Strategien des Projektmanagements entwickeln, um ihren langfristigen Erfolg zu garantieren. Die rasante Innovationsgeschwindigkeit bringt Komplexitäten auf allen Ebenen mit sich. Daher sollten Methoden eingesetzt werden, die die Arbeitsabläufe vereinfachen und flexibel halten. Um den Prozess des Projektmanagements zu verbessern, haben Unternehmen eine agile Methode für sich entdeckt, die vor über einem Jahrzehnt in der IT-Branche entwickelt wurde — Scrum. In den vergangenen Jahren haben Projektmanagement-Teams jenseits der IT-Branche Scrum für sich entdeckt, wodurch die Methode immer weiter an Dynamik gewinnt. Multinationale Konzerne wie Google, Apple, Microsoft, Siemens, die BBC und viele weitere nutzen Scrum, um ihre Geschäftsprozesse zu verbessern. Scrum im Überblick In wenige Worte verpackt, ist Scrum eine moderne Form des Projektmanagements, die sich vor allem für ein dynamisches Umfeld eignet. Anstatt umfangreich und langfristig für ein hochkomplexes Ziel zu planen und arbeiten, fokussieren sich Teams auf kleinere, schnell erreichbare Teile des großen Ganzen. Dieses Vorgehen hilft Teams, komplizierte, adaptive Probleme autonom zu lösen und bringt ihnen weiterhin bei, wie sie noch effektiver und besser zusammenarbeiten können. Scrum unterscheidet sich von herkömmlichen Projektmanagementsystemen darin, dass die Rolle des Projektleiters entfällt. Die Aufgaben verteilen sich auf die in Scrum definierten Rollen: den Product Owner, den Scrum Master und das Entwicklungsteam. Dabei verantwortet der Product Owner das Was, aber nicht das Wie. Der Product Owner ist für die Schaffung eines möglichst hohen Mehrwerts des Produktes zuständig. Bei Scrum geht man davon aus, dass das Entwicklungsteam — auch Scrum-Team genannt — am besten weiß, wie Produkteigenschaften umzusetzen sind. Daher ist es für das Wie verantwortlich. Es entscheidet beispielsweise über einzusetzende Technologien. Entscheidend ist jedoch, dass die vom Product Owner geforderten Produkteigenschaften erfüllt werden. Der Scrum Master füllt die Rolle des Coach und hilft dem Scrum-Team und dem Product Owner, das Vorgehen des Scrum zu realisieren. Er verantwortet die Teameffizienz. Scrum gibt einen schlanken Prozess mit wenigen Regeln und Strukturen vor. Im Gegensatz zu klassischem Projektmanagement gibt es feste Zyklen — sogenannte Sprints — in denen Produkteigenschaften umgesetzt werden. Ein Sprint dauert nicht länger als vier Wochen. Die Frage bei einer Sprintplanung ist nicht, wie lange die Umsetzung einer Eigenschaft dauert, sondern wie eine Eigenschaft in Teileigenschaften heruntergebrochen werden sollte, um diese in einem Sprint umsetzen zu können. Die Planung eines Sprints erfolgt in einem Planungstreffen, in dem der Product Owner eine priorisierte Liste der Produkteigenschaften („Backlog”) vorstellt sowie die Eigenschaften genauer erklärt. Das Scrum-Team wiederum entscheidet, wie viele dieser Eigenschaften es in einem Sprint umsetzen kann und nimmt diese in seinen eigenen Backlog auf, dem Sprint-Backlog. Das Scrum-Team kommt in einem täglichen Meeting, dem Daily, zusammen. Dieses Meeting dient der Transparenz darüber, was im Vergleich zum Vortag geschafft wurde, was an diesem Tag angegangen wird und wer Unterstützung braucht. Am Ende eines Sprints präsentiert das Scrum-Team dem Product Owner im Review-Meeting die Ergebnisse. Der Product Owner nimmt die Ergebnisse ab. Es geht bei Scrum darum, in jedem Sprint einen Produktzuwachs bzw. ein Ergebnis zu erreichen, der bzw. das potenziell auslieferbar ist. In der anschließenden Retrospektive untersucht das Scrum-Team, wie es sich im nächsten Sprint verbessern kann. Der Scrum-Master trägt die Verantwortung, dass die Meetings tatsächlich stattfinden, die notwendigen Ergebnisse liefern und im definierten Zeitrahmen bleiben. Scrum gibt nämlich die Erwartung und die maximale Dauer von Scrum-Meetings vor. Damit wird eine effiziente Kommunikation erreicht, bei der alle Beteiligten die notwendigen Informationen erhalten. Die Vorteile Persönliche Exzellenz: Durch den Wegfall des Projektmanagers konzentriert sich jede Rolle auf ihre Kernaufgabe. Dies ermöglicht es den Scrum-Teilnehmern, sich auf ihre eigenen Fähigkeiten zu fokussieren und fachübergreifende Kompetenzen aufzubauen, die sie für ihr allgemeines Berufsleben und für zukünftige Projekte einsetzen können. Alle Rollen und jedes Mitglied sind gleich wichtig, werden gleichermaßen geschätzt und tragen für den Erfolg zusammen die Verantwortung. Umsetzungserfolg: Im Gegensatz zu traditionellen Projektmanagementstrategien entscheidet das Scrum-Team, wie viele Produkteigenschaften es in einem Sprint umsetzen wird. Dieses Versprechen wird in Scrum als eine Selbstverpflichtung gegenüber dem Product Owner gesehen. Am Ende eines Sprints wird im Review geprüft, ob diese Verpflichtung eingehalten wurde und in der Retrospektive wird beim Nichterreichen untersucht, wie dies in der Zukunft vermieden werden kann. Das führt einerseits zu einer guten Planungszuverlässigkeit und gleichzeitig lernt das Scrum-Team, wie viel es realistisch umsetzen kann, ohne Überstunden machen zu müssen. Hohe Motivation: Dadurch, dass man regelmäßig in einem Review seine Arbeitsergebnisse präsentiert, Themen abschließt und planmäßig abliefert, entsteht im Scrum-Team eine hohe Motivation und Stolz auf die eigene Arbeit. Transparenz und Verantwortlichkeit: Der Entwicklungsprozess ist für alle transparent, was es einfacher macht, Änderungen vorzunehmen, Feedback zu erhalten und die Übersicht zu behalten. Es hilft auch, jedes Mitglied des Teams für seine eigenen Aufgaben verantwortlich zu machen. Kommunikation im Fokus: Der Scrum-Prozess unterstützt das Team darin, offene und ehrliche Gespräche zu führen und Projekte zeiteffizienter abzuwickeln. Dies hilft den Teammitgliedern, potentielle Probleme schnell und effektiv zu identifizieren und zu lösen. Hohe Flexibilität: Bei Scrum ist es wichtig, dass alle Beteiligten eine klare und gemeinsame Produktvision haben, allerdings wird von langfristigen und starren Plänen Abstand genommen. In der modernen VUKA-Geschäftswelt (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität) bietet dies enorme Vorteile. Nach jedem Sprint kann das Ergebnis zur Probe beim Kunden genutzt werden. Man erhält sehr schnelles Feedback, ob Produkteigenschaften einen Mehrwert für den Kunden bzw. den Nutzer schaffen. Eigenschaften, die keinen Mehrwert bieten, werden nicht weiter verfolgt oder gar nicht erst umgesetzt. Mit diesem „Fast-Feedback-Verfahren” konzentriert man sich nur auf die wesentlichen Produkteigenschaften, um durch einen regelmäßigen Austausch den Kunden besser zu verstehen. Ohne eine gelebte Fehlerkultur, wird diese Stärke von Scrum jedoch in einer Organisation nicht realisiert werden können, da der offene Umgang mit Fehlern für die in Scrum grundlegende Transparenz und das schnelle Feedback zwingend sind. Wichtige Überlegungen Disziplin: Scrum hat wenige Regeln und gibt wenige Strukturen und Abläufe vor. Diese wenigen Vorgaben müssen jedoch eingehalten werden. Das erfordert Disziplin, die kontinuierlich aufrechtzuerhalten ist. Es ist eine Philosophie:Scrum lebt von Transparenz, Ehrlichkeit und Feedback. Wenn dies in der Kultur eines Unternehmens nicht verankert ist, wird man bestenfalls nur eine kleine Verbesserung erleben oder im schlechtesten Fall damit scheitern. Begrenzung der Teamgröße: Scrum ist
Es geht wieder los!
Das Bienenjahr hat begonnen: Bei den sommerlichen Temperaturen können nun endlich unsere Bienen mit ihrer Arbeit starten und den besonderen und hochwertigen Apiarista-Honig produzieren. Unsere Kunden und Workshopteilnehmer schätzen den Berliner Stadthonig sehr. Und wenn man den Bienen bei der Arbeit so zuschaut, dann ist die gute Qualität nicht verwunderlich. An unseren Standorten auf dem Teufelsberg und dem Max-Planck-Institut haben die Bienen zudem ein reichhaltiges Angebot an Futterquellen – Robinien, Kastanien, Linden, Obstbäume uv.m. In diesem Jahr starten wir mit einem eigenen Wachskreislauf, so dass wir die Gesundheit der Bienen und die Honigqualität noch ein wenig mehr in der eigenen Hand haben. Auf ein blütenreiches Jahr! Was haben Bienen und Honig mit Apiarista zu tun? Apiarista beschäftigt sich mit Veränderungsprozessen in Organisationen und mit agilen Methoden. Ein Bienenvolk ist eines der agilsten Organisationsformen und ist deshalb eine wunderbare Metapher für das, was wir bei Apiarista tun. Die Bienen beherrschen den Umgang mit Veränderungen und sind in der Lage, relativ schnell darauf zu reagieren – Gesundheit des Volkes vorausgesetzt. Hinzu kommt eine sehr effiziente Kommunikation im Volk – Bienen verbreiten sehr schnell Informationen zu Futterquellen, offenen Arbeitspositionen oder zum Verlust der Königin, so dass ebenso schnell darauf reagiert werden kann. Uns liegt auch der Aspekt der Nachhaltigkeit am Herzen – sowohl im Kontext des Umweltschutzes als auch in der Beratung. In der Beratung bedeutet Nachhaltigkeit ganz konkret, dass wir unsere Kunden befähigen, agile Methoden selbst sehr schnell und konkret in der eigenen Organisation einsetzen zu können. Dabei orientieren wir uns am spezifischen Bedarf unserer Kunden sowie an der Situation in der Organisation. Bienen sind uns also in vielerlei Hinsicht ein Vorbild – und der Honig unterstützt natürlich auch bei der Wissensarbeit. Wir freuen uns daher, dass es nun wieder losgeht und die Völker den Winter so gut überstanden haben.
Agility in corporate culture – How to make culture tangible
In times of digital transformation, not only are technologies, structures and processes affected by change. Ultimately, an organization must also deal with changes in cultural terms. But what does culture have to do with digitization and issues such as agility? And how can culture be made tangible if it is such an abstract topic? So have you ever wondered if corporate culture can be specific and traceable down to processes and standards? It is. We developed a way to do so and will give you some insights. In this article, we will share one block of the four-day workshop we facilitated for one of our clients. It consisted of defining the company’s most important values and specific changes to live up to these values. The workshop was based on our culture canvas which makes e.g. vision, values and its components in a company visible and enables specific discussions. Furthermore, the canvas supports the definition of changes that affects important aspects of the future culture. Our client enpact empowers startups from emerging markets through mentoring programs, delegation trips enabling international connections, research around urban startup ecosystems and related policy advice as well as creating co-working spaces in Tunisia and soon in Egypt. Altogether this non-profit organization does a tremendous job in building up entrepreneurial ecosystems. Due to their success the team grew quite quickly, the amount of countries supported rose and the business scope increased. So, the founders took the conscious decision to allocate 4 days to re-think organizational structures, culture and in which direction strategy should go to. The culture canvas in a nutshell The culture canvas can be used for a whole company or a team. It consists of several building blocks: The blocks behavior, rules, (de-)motivation, decisions and communication are typical examples showing the values in a very concrete way. This is the most difficult part but very essential. If important for the analysis, (internal) stakeholders, business results and difference to competitors can be added. The interesting thing about those aspects is how they relate to the values. The block ”enabler/blocker” helps to analyze what to change and the block change is the team agreement what to improve in a specific time frame. We facilitated the value definition and the related changes within the following steps: 1. Preparation As a preparation we asked all employees to send us company values that they thought were essential for the future of the company, and their definitions. 2. As-is analysis This is one of the most important steps as it allows to identify to which extent the values are reflected in the behavior, existing norms and rules in the company. In the workshop small teams of three or four took ownership of two values each and came up with examples of daily work situations, rules, communication patterns that exemplified those values. Most heated discussions occurred when there were discrepancies between the behavior and the values. For example, many underlined how important flexibility is in working hours, however, often they felt they were working 24/7 as they were being contacted during the weekends and vacation. 3. Things to change – blockers and enablers What are the situations or guidelines that are preventing enpact from defining he vision and living its values (blockers)? And on the contrary, which actions are firing up the good will to live up to the values (enablers)? The same teams set out to answer both of these questions and outline the steps to amplify the enablers and remove the blockers 4. Bringing it all together One member from each team gave a brief overview of the examples and what they derived out of it. Finally, all team members focused on the intended changes. As facilitators, we supported them by getting to the basis of blockers, enablers and finally defining changes as measurable to dos/ tasks. 5. Priorities After going through the most important values we had a better understanding of what drives the team and what needs to be changed. The main outcome of this process was a list of 19 decisions and to-dos. The team discussed the tasks, prioritized them and every employee took responsibility for one with an agreed deadline. What did they get out of this canvas-session? Main benefits of the culture canvas: allows focused discussion of values and goals definable action points derived to improve overall performance Main Results: Definition of important company values Changes in project management Changes in meeting structures Definition of information flow Onboarding processes Personnel development Regular “improvement meetings” to evaluate progress of improvement activities For the discussions about values it is good to involve a neutral facilitator who is free to go directly to the reasons behind a blocker or enabler. A facilitator helps structuring the complex discussions in order to find practical measures for improvement or even helps to translate when there are misunderstandings driven by emotions. Although the workshop was very intense, it was only the beginning. Therefore, every month an improvement meeting takes place, where the results of the activities are evaluated and new activities defined. Furthermore, on a weekly basis a standup meeting was installed to motivate and support the team members in their improvement activities. There is quite a way to go, but we from Apiarista Consulting are sure, that this incredible team will continue its way and be even more successful. We were very proud to support the retreat as facilitators with our methods and are looking forward to the next steps of enpact.
