Markterkundung: Geheimwaffe ist die Kommunikation!
Bei unserem Event „Schmerzfrei Innovationen beschaffen!“ haben wir uns am 24. Mai 2023 intensiv mit der Markterkundung beschäftigt und dabei mit den Beteiligten – Mitarbeiter:innen aus Vergabestellen, Fachabteilungen, Startups (GovTechs), aus Unternehmen und Forschungseinrichtungen – herausgearbeitet: Eine effektive Kommunikation ist der entscheidende Faktor für eine erfolgreiche Markterkundung! Gemeinsam mit Judith Jung vom Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) haben wir von der Apiarista GmbH den Schwerpunkt der Session ganz bewusst auf den Aspekt der Kommunikation gesetzt, denn viel zu selten werden interaktive Formate für die Markterkundung genutzt. In den meisten Fällen bleibt es bei Internetrecherchen und Nachnutzung vorhandener Ausschreibungsunterlagen. Judith Jung führte mit einer Liebesgeschichte in der Beschaffung ein und Apiarista Geschäftsführerin Nicole Röttger skizzierte Möglichkeiten der Markterkundung. Anschließend haben engagierte Teilnehmer:innen aus Verwaltungen, der Wissenschaft und sogar aus Startups anhand des Markterkundungs-Canvas eine Fallstudie bearbeitet und lebhaft über die besten Vorgehensweisen diskutiert. Nachfolgend könnt Ihr Anleitung für die Anwendung des Markterkundungs-Canvas sowie den Markterkundungs-Canvas selbst downloaden: Markterkundungs-Canvas Anleitung Markterkundungs-Canvas Vorlage
Wirkungsvolle Workshops – ein Plädoyer für sensationelle Vorbereitung und Moderation
Viele Themen lassen sich in der heutigen Zeit nicht mehr durch einzelne Personen abdecken. Zu viele einzelne Bausteine sind erforderlich, um die komplexen Herausforderungen zu meistern. Soll gemeinsam etwas Neues erarbeitet werden, wird daher oft zu einem Workshop eingeladen. Ein optimal geplanter Workshop verläuft aus Sicht der Teilnehmer:innen in etwa folgendermaßen: Bereits in der Einladung sind alle relevanten Informationen für eine gute Vorbereitung enthalten. Während des Workshops setzt sich die klare Struktur fort und eine Moderation führt leicht und locker durch die Veranstaltung. Die gemeinsam erarbeiteten und visuell festgehaltenen Ergebnisse bilden den Konsens der Teilnehmer:innen ab und die nächsten Schritte wurden festgelegt, inkl. der Verantwortlichen für die Umsetzung. Alle verlassen den Workshop mit dem Gefühl, wirklich etwas geschafft zu haben und sind sich über die nächsten Schritte im Klaren. Dass dies in der Praxis jedoch leider keine Selbstverständlichkeit ist und eine umfassende und gründliche Vorbereitung erfordert, erfahren viele von uns regelmäßig. Auch wenn Workshops zu den unterschiedlichsten Aufgabenstellungen und mit den verschiedensten Teilnehmergruppen durchgeführt werden, gibt es Grundlagen, die sich auf alle Workshops anwenden lassen. Wir haben zur Orientierung einen Workshop Canvas entwickelt, der die drei Phasen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung umfasst. Allgemeine Merkmale eines Canvas Der Workshop Canvas funktioniert nach dem sogenannten Canvas-Prinzip: Alle wesentlichen Aspekte werden auf einer großen Seite erfasst. Man kann die Essenz und Widersprüche auf einem Blick erfassen. Der Canvas ist in mehreren Themenblöcken visuell aufgeteilt. Hinter jedem Themenblock verbergen sich unterschiedliche Fragenkataloge. Der Canvas eignet sich sowohl für die Bearbeitung in Workshops als auch für die Dokumentation von Festlegungen im Team. Wertvolle Ressourcen der Teilnehmenden optimal nutzen Um die wertvollen Ressourcen der Beteiligten zielgerichtet einzusetzen, ist eine umfassende Vorbereitung erforderlich. Ein Workshop bindet viele wertvolle Ressourcen, daher sollten diese zielgerichtet eingesetzt werden. Dies wird durch eine umfassende Vorbereitung sichergestellt. Die neun Themenblöcke des Canvas umfassen die relevanten inhaltlichen Fragestellungen. Während der Befüllung lassen sich die Anforderungen in den einzelnen Blöcken immer wieder miteinander abgleichen und so Widersprüche aufdecken. So ergibt sich ein inhaltlich in sich geschlossenes Bild, das in einen reibungslosen Ablauf übertragen werden kann. Die konkrete organisatorische Umsetzung, wie etwas Raumauswahl und -vorbereitung, Materialbeschaffung und die Planung von Pausen und Catering sind in dem Canvas nicht enthalten. (Hierzu könnten wir noch eine Checkliste erstellen, ggf. aufgeteilt nach online und vor Ort). Bausteine des Workshop Canvas Neben Feldern für den Titel des Workshops sowie Datum, Ort und Dauer besteht der Workshops Canvas aus neun Bausteinen. Das Befüllen der einzelnen Blöcke folgt keiner zwingenden Reihenfolge, sondern ist vielmehr ein iterativer Prozess. Dennoch empfiehlt es sich, mit der „Zielstellung des Workshops“ sowie dem „Gewünschten Ergebnis“ zu starten. Nach jeder Befüllung eines weiteren Bausteins sollte ein kurzer Quercheck durchgeführt werden, um Widersprüche auszuschließen und bei Bedarf nachjustieren zu können. Zielstellung des Workshops Der Anlass für einen Workshop ist oft das Aufdecken eines Problems oder die Lösung einer Herausforderung. Daraus lässt sich gut die Motivation für den Workshop ableiten. Je konkreter diese formuliert und eingegrenzt werden kann, umso effektiver kann die Vorbereitung umgesetzt werden. Die Workshop-Gestaltung kann bereits durch die Zielstellung sehr unterschiedlich ausfallen. Gewünschtes Ergebnis Dieser Baustein dient dazu, das Wunschergebnisses konkret festzulegen, ohne dabei inhaltlich vorzugreifen. Ist die Zielstellung des Workshops z.B., „neue Produktideen zu entwickeln“, könnte das gewünschte Ergebnis lauten „3 konkrete und durch die Teilnehmenden priorisierte Produktideen, die im Nachgang weiter detailliert und getestet werden können“. In Einzelfällen kann es sein, dass die konkreten Ergebniswünsche erst zu Beginn des Workshops mit allen Teilnehmenden festgelegt werden. Dies erfordert jedoch eine deutlich höhere Moderationskompetenz, da Ablauf und Methoden ggf. sehr kurzfristig angepasst werden müssen. In jedem Fall sollte das gewünschte Ergebnis so eindeutig und messbar formuliert werden, dass die Zielerreichung überprüft werden kann. Beteiligte und ihr Beitrag Aus der Zielstellung und dem gewünschten Ergebnis lässt sich ableiten, welche Beteiligte unverzichtbar sind und welchen Beitrag sie jeweils leisten können, um das Ziel zu erreichen. Welches Know-How wird für die Arbeit im Workshop benötigt, welches Fachwissen ist darüber hinaus erforderlich? Müssen alle Beteiligten die ganze Zeit anwesend sein oder können sie ihr Wissen in Form eines Fachimpulses einbringen? Sollen im Workshop bereits verbindliche Entscheidungen getroffen werden und wer besitzt die notwendige Kompetenz hierfür? Welche Rollen müssen zwingend besetzt sein, so dass ggf. gleich Stellvertretende mit eingeladen werden? Hat ein Workshop keinen Informationscharakter, sollten nur Personen eingeladenen werden, die einen aktiven Beitrag liefern können. Ablauf + Methoden Der Ablauf und die Methoden richten sich einerseits nach den inhaltlichen und fachlichen Fragestellungen, aber auch nach dem Kreis der Teilnehmenden. Für die Konzeption des Ablaufs sind beispielsweise Fragen nach den zu erarbeitenden Inhalten oder dem Wissensstand der Beteiligten zu Beginn der Veranstaltung valide. Für jeden Agendapunkt wird eine Methode festgelegt, die Art und Weise des Vorgehens definiert, um die Zielerreichung sicherzustellen. Gleichzeitig ist der Methodeneinsatz eines der wichtigsten Moderationsinstrumente. Wie können alle gleichermaßen beteiligt werden? Wie werden die Aufmerksamkeit und Energie der Beteiligten gleichmäßig hochgehalten? Und nicht zu vergessen, wann braucht es Pausen und ist ein Rahmenprogramm sinnvoll. Material + Tools Welche Materialien und Tools es zur Unterstützung braucht, lässt sich einerseits daraus ableiten, ob ein Workshop online oder vor Ort durchgeführt wird. Andererseits haben Ablauf und Methoden direkten Einfluss darauf. Ist ein Brainwriting geplant, sollte vor Ort ausreichend Post It’s oder Moderationskarten und Stifte bereitliegen. Bei einem online durchgeführten Workshop sind Lizenzen für unterstützende Tools zu klären und ggf. Schulungen/Einweisungen der Teilnehmenden erforderlich. Rollen In diesem Baustein sind vor allem die Rollen der Durchführung des Workshops gemeint. Je nach Gruppengröße sind ein bis zwei Moderator:innen sinnvoll, die bereits in die Planung, insbesondere von Ablauf und Methoden, eingebunden worden sind. Bei großen Gruppen empfiehlt sich je nach Aufgabenstellung die Arbeit in Kleingruppen. Diese sollten ebenfalls moderiert werden. Dies können Teilnehmende sicherstellen, die aber je nach Moderationserfahrung und Komplexität der Aufgabe vorab gebrieft werden sollten. Darüber hinaus ist es sinnvoll, Rollen wie z.B. „Timekeeper“, „Schreiber:in“ oder “Beobachter:in” zu vergeben. Dokumentation Bereits in der Vorbereitung kann die Art der Dokumentation festgelegt werden. Reicht ein Fotoprotokoll bzw. die Bereitstellung eines PDF der Ergebnisse bei einem Online-Workshop? Oder ist ein Protokoll in einem definierten
Schritt für Schritt zum Teamerfolg: Der Team Canvas macht es möglich
Mit dem Team Canvas* können sich Führungskräfte Gedanken über das Team Setup machen oder Teams die Teamprozesse verbessern. Die Art und Weise, wie wir arbeiten, ändert sich: Strukturen werden digitaler und Hierarchien flacher. Das stellt vor allem Führungskräfte vor Herausforderungen.Die Aufgabe eines guten Managers ist es, optimale Rahmenbedingungen für sein Team zu schaffen und diesem eine klare Richtung vorzugeben. Diese für den dauerhaften Teamerfolg entscheidenden Grundlagen werden als Führungsrahmen bezeichnet.Die Erfahrung zeigt, dass die Einbindung der Mitarbeiter in die Entwicklung des Führungsrahmens zu einem höheren Engagement und Verantwortungsgefühl des Teams führt.Ganz wesentlich bei der Entwicklung des Führungsrahmen ist ein visueller, transparenter und verbindlicher Prozess. Genau für diesen Kontext haben wir einen entsprechenden Team Canvas entwickelt, der den Führungsrahmen in anschaulicher Form abbildet.*Der Team Canvas wird auch Leadership Canvas genannt. Die Bezeichnungen sind Synonyme. Allgemeine Merkmale eines Canvas Der Team Canvas funktioniert nach dem sogenannten Canvas-Prinzip: Alle wesentlichen Aspekte werden auf einer großen Seite erfasst. Man kann die Essenz und Widersprüche auf einem Blick erfassen. Der Canvas ist in mehreren Themenblöcken visuell aufgeteilt. Hinter jedem Themenblock verbergen sich unterschiedliche Fragenkataloge. Der Canvas eignet sich sowohl für die Bearbeitung in Workshops als auch für die Dokumentation von Festlegungen im Team. Zielstellung: Verbesserung der Teamarbeit Der Status Quo des Führungsrahmens wird im Team mithilfe des Team Canvas schnell analysiert, um eine spezifische Grundlage für Maßnahmen zur Verbesserung der Teamarbeit zu entwickeln. Dabei ist der Team Canvas flexibel einsetzbar. Sowohl Führungskräfte, die ihren Ansatz kritisch überprüfen wollen, als auch junge Unternehmer, die ihren Stil erst noch finden müssen, können davon profitieren. Ein entscheidender Vorteil des Team Canvas ist seine Übersichtlichkeit. Potentielle Widersprüche werden dank der Gesamtsicht schnell erkannt, beispielsweise wenn die definierten Kommunikationswege den aufgestellten Regeln widersprechen. Alle Vereinbarungen innerhalb des Teams werden festgehalten und dadurch verbindlich. Trotz dieser Verbindlichkeit können Teams oder Führungskräfte den Team Canvas sehr flexibel und ihrem Bedarf entsprechend einsetzen, da einzelne Bausteine vertieft und optimiert werden können. Kurzum: Mit dem Team Canvas wird mit wenigen Absprachen viel erreicht, da die wesentlichen Elemente in übersichtlicher Form auf den Punkt gebracht und für alle transparent gemacht werden. Team Canvas Vorlage Bausteine des Team Canvas Der Team Canvas setzt sich aus acht Bausteinen zusammen. Vision: Welche Vision hat die Organisation und wie ist das Team darin zu verorten? Werte: Welche Werte sind für die Arbeit des Teams wichtig? Team: Wer sind die handelnden Personen und was sind ihre Rollen? Entscheidungen: Wie werden Entscheidungen getroffen? Von wem? Regeln: Welche expliziten und implizite Regeln gibt es? Kommunikation: Wie fließt die Information in einem Team, vor allem im Kontext von Entscheidungen? Stakeholder: Wer hat Einfluss auf die Arbeit des Teams. Wie gestaltet sich dieser Einfluss? Kennzahlen: Wonach wird der Erfolg des Teams bemessen? Neben diesen acht Bausteinen gibt es noch die sogenannten “Blocker” und “Enabler” zu berücksichtigen. Blocker sind Gegebenheiten, die das Erreichen von Vision und Zielen erschweren oder gar behindern. Sogenannte Enabler hingegen helfen dem Team bei der Erreichung ihrer Ziele – sind ggf. Stärken und Ressourcen, die für das Team und seine Performance erfolgskritisch sind und worauf es aufbauen kann. Blocker und Enabler können Prozesse, Eigenschaften, Rahmenbedingungen oder Personen sein.Je nach Aufbau des Teams können die oben genannten Bausteine in der Ausführlichkeit variieren. Wichtig ist dabei, dass der Team Canvas alle diese Aspekte behandelt und dadurch das Team die relevanten Aspekte des Führungsrahmens auf einen Blick nachvollziehen kann und diesbezüglich Transparenz besteht. Tipps im Umgang mit dem Team Canvas Der Team Canvas wird gemeinsam im Team ausgearbeitet. Bei größeren Organisationen leiten die einzelnen Teams aus den gesamtorganisatorischen Zielen ihre jeweiligen Teamziele und -visionen ab; ganz nach dem Motto „Welchen Beitrag können wir für unser Unternehmen leisten“. Bei der Erstellung des Team Canvas gilt es deshalb, nicht ausschließlich das Team als einzelne Einheit zu betrachten, sondern das Team als Teil des ganzen Unternehmens zu sehen. Dieser Blickwinkel kann den Team Canvas sinnvoll ergänzen. Die Ergebnisse werden visuell im Canvas festgehalten.Bei der Umsetzung des Team Canvas lohnt es sich, in kleinen Schritten vorzugehen, damit der Prozess handhabbar und greifbar für ein Team bleibt. Kontinuierliche Verbesserung in kleineren Schritten ist langfristig effektiv, führt zu besseren Ergebnissen und motiviert die Mitarbeiter.Der Team Canvas eignet sich auch als ein visuelles Kommunikationsinstrument für die Transparenz der Werte, der Regeln, der Entscheidungen und des Informationsaustausches im Team. Es stellt den momentanen Stand sowie die Maßnahmen für die Zukunft dar.In einer Zeit, in der sich Teams regelmäßig hinterfragen sollten und sich kontinuierlich weiterentwickeln müssen, ist der Team Canvas ein wirkungsvolles Instrument für die stetige Verbesserung der Team-Effektivität und -Effizienz. Downloads Zum Download sind eine Vorlage sowie eine Anleitung verfügbar. Team Canvas Vorlage Anleitung
Schritt für Schritt zum Teamerfolg: Der Leadership Canvas macht es möglich
Die Art und Weise, wie wir arbeiten, ändert sich: Strukturen werden digitaler und Hierarchien flacher. Das stellt vor allem Führungskräfte vor Herausforderungen. Die Aufgabe eines guten Managers ist es, optimale Rahmenbedingungen für sein Team zu schaffen und diesem eine klare Richtung vorzugeben. Diese für den dauerhaften Teamerfolg entscheidenden Grundlagen werden als Führungsrahmen bezeichnet. Die Erfahrung zeigt, dass die Einbindung der Mitarbeiter in die Entwicklung des Führungsrahmens zu einem höheren Engagement und Verantwortungsgefühl des Teams führt. Ganz wesentlich bei der Entwicklung des Führungsrahmen ist ein visueller, transparenter und verbindlicher Prozess. Genau für diesen Kontext haben wir einen entsprechenden Leadership Canvas entwickelt, der den Führungsrahmen in anschaulicher Form abbildet. Allgemeine Merkmale eines Canvas Der Leadership Canvas funktioniert nach dem sogenannten Canvas-Prinzip: Alle wesentlichen Aspekte werden auf einer großen Seite erfasst. Man kann die Essenz und Widersprüche auf einem Blick erfassen. Der Canvas ist in mehreren Themenblöcken visuell aufgeteilt. Hinter jedem Themenblock verbergen sich unterschiedliche Fragenkataloge. Der Canvas eignet sich sowohl für die Bearbeitung in Workshops als auch für die Dokumentation von Festlegungen im Team. Zielstellung: Verbesserung der Teamarbeit Der Status Quo des Führungsrahmens wird im Team mithilfe des Leadership Canvas schnell analysiert, um eine spezifische Grundlage für Maßnahmen zur Verbesserung der Teamarbeit zu entwickeln. Dabei ist der Leadership Canvas flexibel einsetzbar. Sowohl Führungskräfte, die ihren Ansatz kritisch überprüfen wollen, als auch junge Unternehmer, die ihren Stil erst noch finden müssen, können davon profitieren. Ein entscheidender Vorteil des Leadership Canvas ist seine Übersichtlichkeit. Potentielle Widersprüche werden dank der Gesamtsicht schnell erkannt, beispielsweise wenn die definierten Kommunikationswege den aufgestellten Regeln widersprechen. Alle Vereinbarungen innerhalb des Teams werden festgehalten und dadurch verbindlich. Trotz dieser Verbindlichkeit können Teams oder Führungskräfte den Leadership Canvas sehr flexibel und ihrem Bedarf entsprechend einsetzen, da einzelne Bausteine vertieft und optimiert werden können. Kurzum: Mit dem Leadership Canvas wird mit wenigen Absprachen viel erreicht, da die wesentlichen Elemente in übersichtlicher Form auf den Punkt gebracht und für alle transparent gemacht werden. Bausteine des Leadership Canvas Der Leadership Canvas setzt sich aus acht Bausteinen zusammen. Vision Bei diesem Baustein geht es darum, festzustellen, wie das Team wahrgenommen werden möchte, und wie es sich selbst sieht. Konkreter: Wofür steht das Team und wofür möchte es zukünftig stehen? Langfristige Ziele sollten hier festgehalten werden. Werte Werte Viele Konflikte haben ihren Ursprung in einer unterschiedlichen Auffassung von Werten. Daher sollte man darauf achten, dass neben den Werten auch eine Konkretisierung auf typische Aufgaben formuliert wird. Insbesondere muss in diesem Baustein beachtet werden, dass zwischen Ist- und Zielzustand genau unterschieden wird. Team Hier werden die handelnden Personen, ihre Verantwortlichkeiten und ihre formellen sowie informellen Rollen im Team transparent gemacht. Ebenso wird die Rolle der Führungskraft inner- und außerhalb des Teams herausgearbeitet. Ziel dieses Bausteins ist es, die Teamaufstellung mit den Teamzielen in Einklang zu bringen und mögliche Lücken in Zuständigkeiten und Rollen zu identifizieren. Entscheidungen Die meisten Entscheidungen lassen sich in ihrer Art klassifizieren. Sie beziehen sich in der Regel auf Ziele, Pläne, Aufgaben, die Verteilung von Arbeit und die Priorisierung. Zudem soll eine Einigung darüber erzielt werden, welche Kriterien eine Aufgabe erfüllen muss, um als erledigt zu gelten. Vor allem sollte das Team festlegen, wie es zu Entscheidungen kommt. Auch der Umgang mit Fehlentscheidungen wird hier thematisiert. Daraus ergibt sich, ob man eine Fehler- und damit Lernkultur entwickelt. Regeln Es sollten sowohl implizite (also ungeschriebene) als auch explizite (offizielle, wie z.B. Anwesenheitsregeln) Regeln transparent gemacht werden, um die damit verbundenen Erwartungshaltungen abzugleichen. Besondere Beachtung sollten Regeln erhalten, die den gegenseitigen Umgang sowie Werte und das Teilen von Informationen umfassen. Es geht nicht darum, möglichst viele Regeln aufzustellen, sondern notwendige Regeln transparent zu machen. Kommunikation Bei diesem Baustein sollte klar herausgearbeitet werden, wie der Austausch vor, während und nach einem Ereignis – z.B. einer Entscheidung – stattfindet. Dies umfasst, welche Informationen in welchem Umfang zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden. Stakeholder Jedes Team hat Stakeholder, die Einfluss auf seine Arbeit haben. Um die Stakeholder und deren Einfluss auf die Teamarbeit umfassend zu verstehen, analysiert das Team deren Erwartungen, Interessen und Probleme. Die Teammitglieder klären auch, ob diese Akteure und ihre Ziele zur Teamvision passen. Stakeholder können u.a. Kunden, Vorgesetzte oder andere Teams sein. KPI Für die zielgerichtete Weiterentwicklung eines Teams sind festgelegte Maßstäbe, an denen sich Erfolg und Entwicklungsrichtung ablesen lassen, sehr hilfreich und sinnvoll. Sogenannte Key Performance Indicators (KPIs) definieren diese Maßstäbe, die individuell festgelegt werden müssen. Neben diesen acht Bausteinen gibt es noch die sogenannten “Blocker” und “Enabler” zu berücksichtigen. Blocker sind Gegebenheiten, die das Erreichen von Vision und Zielen erschweren oder gar behindern. Sogenannte Enabler hingegen helfen dem Team bei der Erreichung ihrer Ziele – sind ggf. Stärken und Ressourcen, die für das Team und seine Performance erfolgskritisch sind und worauf es aufbauen kann. Blocker und Enabler können Prozesse, Eigenschaften, Rahmenbedingungen oder Personen sein Je nach Aufbau des Teams können die oben genannten Bausteine in der Ausführlichkeit variieren. Wichtig ist dabei, dass der Leadership Canvas alle diese Aspekte behandelt und dadurch das Team die relevanten Aspekte des Führungsrahmens auf einen Blick nachvollziehen kann und diesbezüglich Transparenz besteht. Tipps im Umgang mit dem Leadership Canvas Der Leadership Canvas wird gemeinsam im Team ausgearbeitet. Bei größeren Organisationen leiten die einzelnen Teams aus den gesamtorganisatorischen Zielen ihre jeweiligen Teamziele und -visionen ab; ganz nach dem Motto „Welchen Beitrag können wir für unser Unternehmen leisten“. Bei der Erstellung des Leadership Canvas gilt es deshalb, nicht ausschließlich das Team als einzelne Einheit zu betrachten, sondern das Team als Teil des ganzen Unternehmens zu sehen. Dieser Blickwinkel kann den Leadership Canvas sinnvoll ergänzen. Die Ergebnisse werden visuell im Canvas festgehalten. Bei der Umsetzung des Leadership Canvas lohnt es sich, in kleinen Schritten vorzugehen, damit der Prozess handhabbar und greifbar für ein Team bleibt. Kontinuierliche Verbesserung in kleineren Schritten ist langfristig effektiv, führt zu besseren Ergebnissen und motiviert die Mitarbeiter. Der Leadership Canvas eignet sich auch als ein visuelles Kommunikationsinstrument für die Transparenz der Werte, der Regeln, der Entscheidungen und des Informationsaustausches im Team. Es stellt den momentanen Stand sowie die Maßnahmen für die Zukunft dar. In
Agility in corporate culture – How to make culture tangible
In times of digital transformation, not only are technologies, structures and processes affected by change. Ultimately, an organization must also deal with changes in cultural terms. But what does culture have to do with digitization and issues such as agility? And how can culture be made tangible if it is such an abstract topic? So have you ever wondered if corporate culture can be specific and traceable down to processes and standards? It is. We developed a way to do so and will give you some insights. In this article, we will share one block of the four-day workshop we facilitated for one of our clients. It consisted of defining the company’s most important values and specific changes to live up to these values. The workshop was based on our culture canvas which makes e.g. vision, values and its components in a company visible and enables specific discussions. Furthermore, the canvas supports the definition of changes that affects important aspects of the future culture. Our client enpact empowers startups from emerging markets through mentoring programs, delegation trips enabling international connections, research around urban startup ecosystems and related policy advice as well as creating co-working spaces in Tunisia and soon in Egypt. Altogether this non-profit organization does a tremendous job in building up entrepreneurial ecosystems. Due to their success the team grew quite quickly, the amount of countries supported rose and the business scope increased. So, the founders took the conscious decision to allocate 4 days to re-think organizational structures, culture and in which direction strategy should go to. The culture canvas in a nutshell The culture canvas can be used for a whole company or a team. It consists of several building blocks: The blocks behavior, rules, (de-)motivation, decisions and communication are typical examples showing the values in a very concrete way. This is the most difficult part but very essential. If important for the analysis, (internal) stakeholders, business results and difference to competitors can be added. The interesting thing about those aspects is how they relate to the values. The block ”enabler/blocker” helps to analyze what to change and the block change is the team agreement what to improve in a specific time frame. We facilitated the value definition and the related changes within the following steps: 1. Preparation As a preparation we asked all employees to send us company values that they thought were essential for the future of the company, and their definitions. 2. As-is analysis This is one of the most important steps as it allows to identify to which extent the values are reflected in the behavior, existing norms and rules in the company. In the workshop small teams of three or four took ownership of two values each and came up with examples of daily work situations, rules, communication patterns that exemplified those values. Most heated discussions occurred when there were discrepancies between the behavior and the values. For example, many underlined how important flexibility is in working hours, however, often they felt they were working 24/7 as they were being contacted during the weekends and vacation. 3. Things to change – blockers and enablers What are the situations or guidelines that are preventing enpact from defining he vision and living its values (blockers)? And on the contrary, which actions are firing up the good will to live up to the values (enablers)? The same teams set out to answer both of these questions and outline the steps to amplify the enablers and remove the blockers 4. Bringing it all together One member from each team gave a brief overview of the examples and what they derived out of it. Finally, all team members focused on the intended changes. As facilitators, we supported them by getting to the basis of blockers, enablers and finally defining changes as measurable to dos/ tasks. 5. Priorities After going through the most important values we had a better understanding of what drives the team and what needs to be changed. The main outcome of this process was a list of 19 decisions and to-dos. The team discussed the tasks, prioritized them and every employee took responsibility for one with an agreed deadline. What did they get out of this canvas-session? Main benefits of the culture canvas: allows focused discussion of values and goals definable action points derived to improve overall performance Main Results: Definition of important company values Changes in project management Changes in meeting structures Definition of information flow Onboarding processes Personnel development Regular “improvement meetings” to evaluate progress of improvement activities For the discussions about values it is good to involve a neutral facilitator who is free to go directly to the reasons behind a blocker or enabler. A facilitator helps structuring the complex discussions in order to find practical measures for improvement or even helps to translate when there are misunderstandings driven by emotions. Although the workshop was very intense, it was only the beginning. Therefore, every month an improvement meeting takes place, where the results of the activities are evaluated and new activities defined. Furthermore, on a weekly basis a standup meeting was installed to motivate and support the team members in their improvement activities. There is quite a way to go, but we from Apiarista Consulting are sure, that this incredible team will continue its way and be even more successful. We were very proud to support the retreat as facilitators with our methods and are looking forward to the next steps of enpact.
