Auf dem Weg zur modernen Organisation – von Bienen Agilität lernen
Im Namen Apiarista verbinden sich die Honigbiene Apis, Meisterin der Organisation, und Arista, das griechische Wort für Exzellenz. Von Bienen kann man so einiges lernen – auch in Fragen der Organisation. Von der Natur lernen – so lautet ein häufig gehörter Rat. Bei genauerer Betrachtung gilt diese Aussage auch für Manager. Viele Organisationen täten gut daran, sich die Arbeitsweise eines Bienenstocks als Vorbild zu nehmen. VUKA-Welt: Das Umfeld von Bienen und Organisationen Bienen sind bekannt dafür, dass sie gemeinsam Erstaunliches vollbringen können und Herausforderungen sehr effizient meistern. Insbesondere ihre Reaktionsfähigkeit auf Umweltveränderungen und ihre hocheffiziente Kommunikation beschäftigt bis heute die Wissenschaft. Moderne Organisationen bewegen sich in einem ähnlich volatilen und komplexen Umfeld. Deshalb sind Unternehmen gut beraten, auf Veränderungen flexibel zu reagieren oder diese sogar aktiv zu gestalten. Geschwindigkeit Im Bienenstock ist erhebliche Reaktionsfähigkeit gefragt. Bienen müssen regelmäßig neue Futtermöglichkeiten finden, schnell auf sich ändernde Umwelt- und Wetterbedingungen reagieren, dürfen keine Ressourcen verschwenden und müssen zügig Entscheidungen treffen. In der globalisierten Geschäftswelt sieht es ähnlich aus. Organisationen müssen schneller und reaktionsfähiger werden, um im Markt und mit der Konkurrenz mithalten zu können. Die Reduktion der Zeit von der Produktidee bis zur Markteinführung ist in vielen Branchen mittlerweile überlebenswichtig. Agile Teams konzentrieren sich darauf, regelmäßig innerhalb kurzer Zeit einzelne, oft kleinere Produkte und Produkterweiterungen auf den Markt zu bringen. Dadurch können die agilen Teams Feedback vom Kunden erhalten und darauf aufbauend Verbesserungen am Produkt durchführen. So wird früh im Prozess erkannt, wie man das Produkt am besten weiterentwickelt und optimal auf den Kunden zuschneidet. Autonome Teams Die Aufgabenverteilung und Teamarbeit bei Bienen ist klar strukturiert. Jede Biene weiß genau, was sie zu tun hat, mit wem sie zusammenarbeiten muss oder wo gerade „Bienenpersonal“ gebraucht wird. Die jeweilige Aufgabe der einzelnen Biene kann sich im Laufe ihres Lebens ändern, und trotzdem weiß die Biene jederzeit darüber Bescheid, was sie wie erledigen muss. Bienen arbeiten unabhängig von Hierarchie sehr selbständig, aber immer im Sinne der „Organisationsziele“. Agile Organisationen zeichnen sich durch autonome Teams aus. Idealerweise ist dabei ein Team von Anfang bis Ende für ein Produkt verantwortlich und gibt dieses nicht irgendwann an ein anderes Team ab. Damit sie optimal arbeiten können, müssen diese Teams auf eine Vision und dazugehörige Ziele ausgerichtet sein. Daher ist eine der Hauptaufgaben von Führungskräften, ihren Teams zu vermitteln, was der Sinn ihrer Arbeit ist und welche Ziele verfolgt werden. Das Team findet dann den besten Weg, diese mithilfe ihrer verschiedenen Fachkompetenzen zu erfüllen. T-Shape: Spezialisierung und breite Qualifikation Bienen arbeiten im Team. Im Laufe ihres Lebens erwirbt die Biene unterschiedliche Kompetenzen mit temporären Schwerpunkten. So sind es beispielsweise die jungen Bienen, die sich um den Nachwuchs im Stock kümmern, wohingegen die erfahrenen Bienen eher die Pollen- und Nektarsammler außerhalb des Stocks sind. Letztlich sind sie aber in ihrem Aufgabenspektrum breit aufgestellt und können kurzfristig auch andere Aufgaben übernehmen. Außerhalb der Bienenwelt bestehen solche Teams aus Fachleuten. Diese können neben ihrer Spezialisierung auch weitere Aufgaben übernehmen und so Kollegen im Team unterstützen. Das nennt man T-Shape. Mit einer solchen Aufstellung vermeidet ein Team im Entwicklungsprozess unnötige Engpässe oder Wartezeiten aufgrund fehlender personeller Ressourcen für eine spezifische Kompetenz. Das „T“ symbolisiert dabei einerseits die Tiefe der Spezialisierung, und andererseits die breite Qualifikation. Effiziente Kommunikation Die Forschung geht davon aus, dass das effiziente Kommunikationssystem der Bienen dafür sorgt, dass alle gemeinsam auf das gleiche Ziel hinarbeiten – und auch stets genau wissen, was dieses Ziel ist, z.B. ausreichend Vorrat für den Winter zu beschaffen. Im Kontext des Organisationsmanagements ist Kommunikation einer der wichtigsten, aber immer wieder am meisten unterschätzten, Faktoren im gesamten Veränderungsprozess. Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Vision, Zielen und zentralen Entscheidungen müssen in die Organisation transportiert werden. Das agile Arbeiten funktioniert nur mit offener und effizienter Kommunikation. Das ist eine der größten Herausforderungen für die Organisationen, die Agilität zukünftig etablieren wollen. Der Einstieg ist nicht einfach Bienen sind noch immer nicht vollständig erforscht. Neue Erkenntnisse faszinieren uns immer wieder. Ähnlich ist es mit der Agilität. Die Agilität außerhalb von IT-Teams ist noch keine lange etablierte Disziplin. Alle Beteiligten lernen kontinuierlich, wie man Agilität immer besser anwendet. Der Einstieg in das agile Management ist nicht einfach – aber machbar. Um den Start zu erleichtern, haben wir ein Trainingsformat entwickelt, in dem man durch die Zubereitung und Perfektionierung von Mokka agiles Management nicht nur theoretisch erlernt, sondern ganz praktisch erfährt. Als Belohnung gibt es am Ende den leckeren und von unseren eigenen Bienenvölkern produzierten Apiarista-Honig.
