In Zeiten von Corona stellen viel Unternehmen auf die Arbeit vom Homeoffice um. Etliche Unternehmen erleben technische Herausforderungen, so dass Videokonferenzen via Skype oder Teams nicht funktionieren. Die Kommunikation erfolgt via Telefonkonferenzen. Eine echte Challenge, um Retrospektiven oder andere Meetings durchzuführen. Die folgenden Regeln sind auch in physischen Meetings anwendbar.
Hier die 5 wichtigsten Tipps für online Meetings ohne Bildübertragung bzw. Telefonkonferenzen:
1. Moderation ist essentiell! – Wenn sich die Teilnehmer nicht sehen können, dann braucht es jemanden, der den Faden in der Hand behält und die Kommunikation strukturiert.
2. Am Anfang das Vorgehen und die Kommunikationsregeln vorstellen – Damit sich alle in einem Online Meeting gut orientieren können, sollte für alle am Anfang des Calls erläutert werden, wie der Ablauf des Meetings ist, welche Aspekte wichtig sind und welche Regeln es gibt. Was ist z.B. wenn es mehrere Redebeiträge zu einem Thema gibt und am liebsten alle gleichzeitig sprechen wollen? Hier sollte am Anfang klar sein, wie jeder zu Wort kommen kann.
3. Fokus der Beiträge unterstützen – in einem Meeting ohne Sichtkontakt, ist das konzentrierte Zuhören eine Herausforderung. Umso wichtiger ist es, dass der jeweilige Sprecher seinen Beitrag sehr stark auf das Wesentliche fokussiert. Dies kann ein Moderator unterstützen z.B. durch führende Fragen oder durch einen deutlichen Hinweis.
4. Unterlagen und Visualisierungen vorab an alle versenden – Falls es keine Möglichkeit für ein Screensharing gibt, sollten zu besprechende Unterlagen vorab an alle versendet worden sein. Wenn im Meeting dann auf diese Unterlagen Bezug genommen wird, sollte es für die Zuhörenden konkrete Hinweise geben auf welche Seite oder auf welchen Bereich der Unterlage sich der Sprecher bezieht. Das erleichtert den Zuhörenden das Mitverfolgen der Ausführungen und unterstützt die Produktivität im Austausch.
5. Ergebnisse festhalten und zusammenfassen – Für eine gute Orientierung der Teilnehmer ist es wichtig, dass der Moderator die zentralen Ergebnisse dokumentiert und spätestens am Schluss des Meetings noch einmal für alle zusammenfasst, worauf man sich verständigt hat. Wir empfehlen, die Ergebnisse nach dem Meeting zu verteilen. Idealerweise erfolgt die Dokumentation und Verteilung der Informationen in den Systemen, in denen die Teams sonst auch arbeiten, also beispielsweise in Jira, Azure, Ablagestruktur im Intranet u.a.
Unterstützen kann das Meetingboard von Apiarista:
- Nutzen Sie es einfach im Meeting für Notizen und zur Strukturierung des Austauschs. Im Anschluss bereiten Sie das Board in digitaler Form nach oder versenden Sie es als Foto/ Screenshot.
- Laden Sie das Meetingboard in ein Remote-Whiteboard wie miro (https://miro.com/) und benutzen als Team während der Telefonkonferenz das Board zur Orientierung im Meeting und zu dessen Dokumentation der Ergebnisse.
