„GeScheiterWeiter“ zu Gast auf Gut Zahren
Ein Satz, der im privaten Bereich den meisten recht leicht über die Lippen kommt, ist im beruflichen Kontext für viele ein Tabu. Wer einen Fehler macht, vertuscht ihn lieber, anstatt ihn offen anzusprechen. Scheitert ein Projekt, wird dies nicht analysiert und eine Lehre daraus gezogen, sondern nach dem Schuldigen gesucht. Und wer mit seinen Themen unruhiges Wasser passieren muss, schafft lieber Aktenlage als Transparenz, um ja das eigene richtige Verhalten und Handeln zu dokumentieren. Gleichzeitig wird vielerorts der Ruf nach einer Fehlerkultur immer lauter. Man müsste, könnte, und sollte und überhaupt, wenn man nur eine bessere Fehlerkultur hätte, sähe die Welt ganz anders aus. Wie kann man in einer Organisation aus einem abstrakten Wunsch eine echte Fehlerkultur aufbauen? Hier folgen 5 Tipps, um eine Fehlerkultur in einer Organisation zu etablieren: 1. Die Organisation muss es wirklich wollen. Die Grundvoraussetzung für einen offenen Umgang mit Fehlern ist, dass die Organisation dies wirklich will – mit allen damit verbundenen Konsequenzen. Eine dieser Konsequenzen ist es, dass der Fehler und das Handeln, welches dazu geführt hat, analysiert und hinterfragt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob einer Führungskraft oder einem Mitarbeitenden ein Fehler unterlaufen ist, denn das Ziel der Analyse ist es herauszufinden, wie dieser Fehler in der Zukunft vermieden werden kann. 2. Vorbilder in der Veränderung sind die Führungskräfte. Die Analyse von Fehlern und deren Zustandekommen bedeutet auch, Probleme, Risiken und etablierte, gefühlte Wahrheiten zu ergründen. Das bedeutet, dass Führungskräfte und Mitarbeitende sich kritisch hinterfragen Mitarbeitende sollen auch die Führungskräfte kritisch hinterfragen und dafür von ihren Vorgesetzten auch gewürdigt werden. Nur Führungskräfte, die dazu bereit sind und nicht beim ersten Mal in alte Muster verfallen, können die gewünschte Verbesserung der Fehlerkultur in Gang setzen. 3. Fehler als Teil des Lernens verstehen. Hat man sich in einer Organisation für den offenen Umgang mit Fehlern entschieden, kann der im agilen Arbeiten weit verbreitete Lernzyklus aus „Entwickeln – Testen – Lernen“ in nahezu jedem Kontext seine Wirkung entfalten. Wer den Raum schafft, Ideen in Piloten schnell, preiswert und unkompliziert zu entwickeln und direkt mit Kund:innen und Nutzer:innen zu testen, wird viel Wertvolles lernen. Selbst im Falle eines Misserfolges ist die Lernerfahrung meist höher zu bewerten als die Kosten der eingesetzten Ressourcen. Grundsätzlich gilt, Fehler möglichst früh in einem Projekt zu machen und daraus zu lernen. Wenn ein Projekt fortgeschritten ist, wird die Entdeckung von grundsätzlichen Fehlern schlichtweg sehr teuer. 4. Retrospektiven als regelmäßiges Ritual einführen. Nicht immer würde man es gleich als Fehler bezeichnen, wenn es in der Zusammenarbeit von Menschen auch mal knirscht. Dennoch bewirkt gerade dieses Knirschen einen enorm hohen Reibungsverlust in den Teams und führt dadurch nicht selten doch zu – vermeidbaren – Fehlern. Retrospektiven dienen dazu, regelmäßig die Zusammenarbeit von Teams zu reflektieren und gemeinsam Maßnahmen zur Verbesserung zu vereinbaren. Finden diese Rückschauen sowohl auf Team- als auch auf Führungsebene statt, wird der Sand regelmäßig aus dem Getriebe gespült, bevor er einen Schaden anrichten kann. 5. Das Gelernte mit Humor in der Organisation teilen. Um Fehler möglichst nur einmal zu begehen, ist es wichtig, die Lehren aus den Fehleranalysen mit einem Publikum zu teilen. Auch wenn es sicherlich möglich ist, diese in Berichten zu dokumentieren und z.B. im Intranet zu veröffentlichen, wesentlich eingängiger sind Veranstaltungsformate wie beispielsweise die Fuckup Nights. Die humorvolle Aufbereitung der Ereignisse, der Fehler und vor allem des daraus Gelernten, bleibt besser in Erinnerung. Und Spaß machen solche Events außerdem. Fazit Die Fehlerkultur in Organisationen lässt sich mit einem veränderten Umgang mit Fehlern verbessern. Hier braucht es echtes Engagement und keine Lippenbekenntnisse – und natürlich die Bereitschaft, auf diesem Weg Fehler zu machen, um aus diesen zu lernen. Und noch ein Hinweis zum Schluss:Fehlerkultur ist auch in der öffentlichen Verwaltung ein hochaktuelles und wichtiges, wenn auch kein einfaches Thema. Wir haben es dennoch geschafft, die erste Fuckup Night der Öffentlichen Verwaltung mit dem Namen GeScheiterWeiter erfolgreich zu etablieren. Regelmäßig tauschen sich Change Maker, Veränderungswillige und Engagierte Macher:innen zu neuen Wegen des Arbeitens und Handelns in der Verwaltung aus. Wer sich dafür interessiert, kann sich unter www.gescheiterweiter.de informieren oder uns persönlich unter n.roettger@apiarista.de kontaktieren.
Mit Apiarista beim Nordl@nderkongress
Es ist Bewegung in der Verwaltung… unter der Schirmherrschaft von Staatssekretärin und CIO des Landes Mecklenburg-Vorpommern Ina-Maria Ulbrich fand am 5. September 2022 der Nordl@nderDIGITAL Kongress live in Rostock statt. Zentrales Thema war die allseits präsente Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung – dabei wurden nicht nur die Themen rund um die geplante Registermodernisierung und die weitere Umsetzung des Online Zugangsgesetzes (OZG) aufgegriffen, sondern auch Aspekte wie der Kulturwandel in der Verwaltung und die Nutzerzentrierung. Landesinnenminister Christian Pegel hat auch nach dem Wechsel ins Innenministerium das umfassende Thema Digitalisierung unter seinem Dach. In seiner Eröffnungsrede zum Kongress machte er sehr deutlich, dass es ohne einen Kulturwandel in der Verwaltung eine ganzheitliche Digitalisierung und Modernisierung nicht erfolgreich sein kann. Aber auch die Notwendigkeit einer Fehlerkultur griff er in seinen einführenden Worten auf. Er machte dabei deutlich, dass es Freiräume und geeignete Experimente geben muss, damit Verwaltung innovativ sein kann und Innovationen im eigenen Kontext entwickeln kann. Wir von Apiarista GmbH sind davon überzeugt, dass die ersten richtigen Schritte in diese Richtung gemacht wurden, aber noch deutlich mehr in dieser Richtung passieren muss, damit der notwendige Kulturwandel tatsächlich stattfinden kann. Tal Uscher und Nicole Röttger von der Apiarista GmbH hatten beim Kongress die Ehre, das Podium zum Thema Nutzerzentrierung zu moderieren und Fachimpulse zum Thema Nutzerzentrierung zu geben. Als Expert:innen mit an Bord waren Ina-Maria Ulbrich, Matthias Crone, Julia Gleser und Adrian Sommer. Diese Mischung ergab eine gute Mischung an Perspektiven zum Thema Nutzerzentrierung. Im ersten Schritt gaben Tal und Nicole den Teilnehmenden einen Einblick in das Thema selbst und was konkret dahinter steckt. In der Vorstellung des Podiums wurde bereits deutlich, dass es nicht nur um die Nutzer:innen von Verwaltungsleistungen – also Bürger:innen und Unternehmer:innen – gehen sollte, sondern auch um Mitarbeiter:innen der Verwaltungen. Im nächsten Block sollte es schwerpunktmäßig um Nutzerzentrierung im Kontext des OZG gehen. Das OZG hat im Zusammenspiel mit der Pandemie nicht nur der Digitalisierung einen Schub gegeben sondern auch der Nutzerzentrierung. Die Aufmerksamkeit ist eine höhere, aber auch die Enttäuschung der Nutzer in Bezug auf gute und moderne Verwaltungsleistungen ist bisher ungebrochen groß. Hierzu konnten sowohl Ina-Maria Ulbrich aus Sicht Mecklenburg-Vorpommerns und Julia Gleser als OZG Koordinatorin aus Sicht des Landes Schleswig-Holstein Einblicke in die bisherigen Umsetzungen in den OZG Projekten berichten. Für beide war klar, dass es noch einiges zu schaffen gibt und dass noch deutlich mehr im Kontext der Prozesse und der Gesamtverfahren zu tun ist. Mathias Crone ergänzte, dass er in seiner Rolle als Bürgerbeauftragter eine Erleichterung durch die Digitalisierung in seiner Arbeit wahrnimmt. Es bleibt jedoch aus seiner Sicht eine wichtige Aufgabe, auch die Älteren und nicht-digital-affinen Mitmenschen mitzunehmen und ihnen auch zukünftig Zugang zu Verwaltungsleistungen zu bieten. Im dritten Block ging es schwerpunktmäßig um die Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung. Wenn es um Nutzerzentrierung geht, dann wird diese Sicht sehr häufig vergessen. Insbesondere die Pandemie hat verdeutlicht, welche Lücken hier noch zu schließen sind und welche Bedürfnisse zukünftig besser in den Blick genommen werden müssen. Ina-Maria Ubrich berichtete begeistert davon, dass sie mit ihrem Team im Energieministerium einen solchen Schritt in der letzten Legislaturperiode gewagt hat und die Mitarbeiter:innen u.a. an agile Arbeitsweisen herangeführt mit den sogenannten agilen Häppchen. Es gab eine spürbare Bewegung, die sie nun auch im neuen Ressort schaffen und sogar noch verstärken will u.a. mit einer stärkeren Bewegung mithilfe von GovTechs. Die Beteiligten auf dem Podium hatten viel Spaß und einen sehr kurzweiligen Austausch miteinander – das haben auch die Feedbacks aus dem Plenum gezeigt. Apiarista dankt dem Behördenspiegel als Veranstalter der Nordl@nder Konferenz und dem Orga-Team aus der Landesverwaltung für die fachliche Koordinierung!
