8 Tipps für effiziente Regelmeetings in der öffentlichen Verwaltung
Wer kennt das nicht: nach endlosen unproduktiven Meetings bleibt die Arbeit liegen. Immer wieder begegnen wir Teams in der öffentlichen Verwaltung, die sehr frustriert sind und diese Meeting-Kultur beklagen. Besonders ausgeprägt ist die Frustration bei sogenannten Regelmeetings, in denen dieses negative Erlebnis ritualisiert wird. Wir werden häufig gefragt, wie man die Effizienz von Meetings verbessern kann. Daher teilen wir hier 8 zentrale Tipps, wie Sie Ihre Regelmeetings effizienter gestalten können: 1. Ziel des Regelmeetings definieren Regelmeetings werden in gleichmäßigen Abständen mit den gleichen Teilnehmern durchgeführt. Oftmals geht es um ein gegenseitiges Update für einen konkreten und spezifischen Teilnehmerkreis. Die Zielstellung ist häufig nicht klar, sodass Regelmeetings in manchen Organisationen zu einer Art Kaffeekränzchen verkommen. Im schlimmsten Fall kommt jeder Teilnehmer in seiner Redezeit seinem Meckerbedürfnis nach. Eine konstruktive Zusammenarbeit, welche die Verwaltung nach vorne bringt, findet dann gar nicht mehr statt. Die Zielstellung des Regelmeetings sollte man sich regelmäßig in Erinnerung rufen und transparent machen. Das hilft dabei, dieses Ziel nicht aus den Augen zu verlieren und wertvolle Zeit nicht zu verschwenden. Das bedeutet auch, dass Themen, die nicht in das Regelmeeting gehören, auch nicht im Regelmeeting besprochen werden. 2. Themen priorisieren Bei Regelmeetings ist es nicht unüblich, dass eine historisch gewachsene Liste mit Aufgaben und Themen genutzt wird, um die Agenda der Sitzung kurzfristig zu definieren. Manch einer weiß schon gar nicht mehr, was hinter der einzelnen Überschrift steckt und warum das besprochen werden müsste. Priorisieren Sie für das jeweilige Meeting, welche Themen definitiv mit einem Ergebnis besprochen werden müssen und über welche Themen die Runde zumindest informiert werden muss. Daraus ergibt sich zwangsläufig, dass es weniger wichtige Themen gibt. Im besten Fall übt man auch das Streichen von über die Zeit irrelevant gewordenen Themen. Es ist unsinnig, obsolete Themen in einer Liste der Vollständigkeit halber weiter mitzuführen. 3. Zeitmanagement In vielen Fällen des Regelmeeting-Alltags wird die dafür angepeilte Zeit nicht effizient genutzt. Ein Thema wird so lange besprochen, wie jemand etwas dazu zu sagen oder Fragen hat. Und im Zweifel wird eben ein Termin überzogen. Das ist eine schlechte Angewohnheit und zudem unnötig. Die Erfahrung zeigt: je weniger Zeit für ein Meeting zur Verfügung steht, desto effizienter und fokussierter läuft es ab. Empfehlenswert ist es daher, entweder vorab oder spätestens im Meeting selbst, zu klären wie viel Zeit auf ein Thema verwendet werden soll. Und diese Zeit ist dann entsprechend getaktet, sodass unnötige Diskussionen vertagt werden müssen und die Themen sehr effizient besprochen werden. Dies ist das so genannte „Time-Boxing“, das in der agilen Welt ein sehr beliebtes Mittel ist, um schneller zum Ziel zu kommen – durch gesteigerten Fokus. Wenn Meetings kurz und auf das Wesentliche reduziert sind, und sich diese Vorgehensweise etabliert, kommen Teilnehmer auch wieder gern. 4. Stand-up vs. Regelmeetings im Sitzen In Verwaltungen wird viel am Schreibtisch gearbeitet. Hinzu kommen dann noch die vielen Treffen, die man ebenfalls sitzend an großen Tischen verbringt. Die Meetingeffizienz und -dauer verbessern sich dramatisch, wenn Sie diese im Stehen abhalten. Hinzu kommt, dass Diskussionen im Stehen oft dynamischer verlaufen und der Austausch den Teilnehmern zugewandt abläuft. Keiner kann sich hinter seinem Tisch verstecken und auf Distanz gehen, sondern alle Teilnehmer sind an dem Meeting beteiligt. Probieren Sie es einfach beim nächsten Teammeeting einmal aus! 5. Moderation Wie oft erlebt man in einem Regelmeeting, dass Details oder Randthemen viel zu lange diskutiert werden oder Vielredner weit ausholen und viel Zeit und Raum einnehmen. Hierbei ist eine gute Moderation sehr wertvoll. Diese Rolle kann man auch im Wechsel durchführen. Es muss nicht zwingend die Führungskraft sein. Zu den Aufgaben der Moderation gehören unbedingt: das Zeitmanagement, das für alle sichtbare Festhalten der Ergebnisse, die Einhaltung der Kommunikationsregeln, damit alle Gehör finden, aber eben nicht alles in epischer Breite diskutiert wird. 6. Visualisierung der Ergebnisse Ein großes Problem für viele Regelmeetings ist es, dass eine einzelne Person etwas mitschreibt und man nur hoffen kann, dass diese Person das Richtige mitgeschrieben hat; dass die Ergebnisse und vor allem Aufgaben klar formuliert sind. Wenn das nicht der Fall ist, wird ein Protokoll zwar erstellt, aber eine Relevanz hat es im Zweifel nicht. Ziel der Dokumentation ist es aber, wichtige Ergebnisse festzuhalten, Verbindlichkeit zu erzeugen und für Abwesende einen nachvollziehbaren Diskussionsstand zu erstellen. Hier ist es wichtig, dass Ergebnisse für alle sichtbar visualisiert werden, sodass Orientierung zum Ablauf und ein gemeinsames Verständnis bezüglich der abgestimmten Ergebnisse und Beschlüsse entstehen kann. Das Apiarista Meeting Board bietet eine wertvolle Unterstützung sowohl in der Strukturierung als auch in der Visualisierung des Verlaufs und der Ergebnisse. Das Meeting Board unterstützt die Visualisierung und die strukturierte Durchführung des Meetings. Das Board steht als Download in unserer Tool Box zur Verfügung. 7. Relevanz für den Teilnehmerkreis Oft werden Dinge in Meetings besprochen, die die meisten Teilnehmenden nicht betreffen, sondern vielleicht nur zwei Personen. Stellen Sie schon bei der Auswahl der Themen sicher, dass die behandelten Tagesordnungspunkte wirklich für alle relevant sind. Themen, die mit einzelnen Beteiligten vertieft werden müssen, sollten in separaten Meetings stattfinden – oder einfach im Anschluss an das Regelmeeting. Wichtig ist dabei, dass die Inhalte für die eingeladenen Teilnehmer relevant sind, damit die im Meeting verbrachte Zeit auch als gut genutzt eingeschätzt wird. 8. Vorbereitung ist essenziell Immer wieder erlebt man in Meetings, dass die Teilnehmer sich nicht ausreichend auf das Meeting vorbereiten. Das kann die simple Folge haben, dass deutlich weniger Entscheidungen getroffen werden und stattdessen häufiger vertagt wird. Ein anderes Problem ist dabei, dass in jedem Meeting jemand aufgeklärt werden oder ein Thema nochmals länger ausgeführt werden muss, obwohl es bereits behandelt wurde und es im Zweifel nur um ein Update geht. Das ist müßig und ist nicht Sinn und Zweck von Regelmeetings. Im Grunde bedeutet das, dass im Kalender auch Vorbereitungszeiten eingeplant werden und die Termine so getaktet werden, dass Rüstzeiten möglich sind. FAZIT Heutzutage ist Zeit eine sehr wertvolle Ressource – auch in der öffentlichen Verwaltung. Meetings und Abstimmungen sind wichtig und unterstützen den Kommunikationsfluss. Damit sie aber tatsächlich einen wertvollen Beitrag in der Organisation leisten, müssen Meetings auch entsprechend durchgeführt werden. Wenn das nicht
